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La boîte à outils du Responsable communication 3e édition
Chapitre IX : DYNAMISER LA COMMUNICATION INTERNE

Fiche 06 : Le livret d'accueil

  • Retrouvez 6 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 28 févr. 2017
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La boîte à outils du Responsable communication 3e édition

10 chapitres / 60 fiches

QUATRE THÉMATIQUES POUR UN LIVRET D'ACCUEIL

En résumé

Le livret d'accueil est un document de référence contenant toutes les informations qu'un collaborateur doit connaître sur son entreprise et l'exercice de son métier. Ce document est conçu pour aider l'employé à démarrer en tant que nouveau collaborateur. Il est remis dans les premiers jours de travail et d'arrivée dans l'entreprise. Il contient des informations générales sur l'entreprise, voire des informations sur les termes et conditions d'embauche, le règlement intérieur et les avantages financiers ou sociaux (en particulier aux États-Unis et en Grande-Bretagne).

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le livret d'accueil vise à rendre rapidement autonome, opérationnel et productif le nouvel embauché. Il offre une vision synthétique de l'entreprise. Cet outil permet aux nouveaux arrivants de trouver leurs marques dans leur nouvel environnement de travail en leur donnant les clés de fonctionnement de la " maison ". Il doit mettre en évidence les aspects pratiques utiles au quotidien et permettre aussi bien de s'orienter dans les locaux, que d'assumer sans difficulté des tâches courantes ou de se conformer aux procédures administratives.

Contexte

Souvent conçu comme un support des ressources humaines, le livret d'accueil peut également être un vecteur de l'identité d'entreprise, une sorte de petit livre rouge ou de bible des temps modernes. Des entreprises comme Facebook ou Microsoft ont ainsi conçu des documents qui mettent plus l'accent sur l'histoire et les valeurs d'entreprise que sur les procédures administratives.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Recensez les informations utiles aux nouveaux embauchés. Pour ce premier travail, vous pouvez facilement vous appuyer sur l'expérience d'un " candide " (un stagiaire, par exemple) qui vous fera part de ses préoccupations à son arrivée dans l'entreprise.
  • Structurez ces informations recueillies en chapitres cohérents (cf. schéma page précédente).
  • Mettez en scène vos informations. Choisissez votre angle (informations administratives, histoire et valeurs de la marque ou de l'entreprise).
  • Rédigez de manière simple et pratique, en privilégiant les visuels (plans, illustrations, photos) et les énumérations.

Méthodologie et conseils

Un livret d'accueil classique a une espérance de vie qui n'excède guère une année : les chiffres changent, l'organigramme bouge, les lieux évoluent... Il convient de l'actualiser régulièrement et donc de choisir une forme qui soit évolutive : un classeur, par exemple, pour éviter des retirages trop fréquents de documents complets. Vous pouvez choisir de mettre en ligne ces informations sur l'intranet.

Ne négligez pas la vocation d'accueil du livret. Le fait de remettre un document, bien mis en page, avec une histoire, des codes de couleur constitue un acte fort et une marque de bienvenue.

Avantages
  • Au-delà d'une prise de connaissance de la structure professionnelle, le livret d'accueil aide le salarié à se familiariser avec les us et coutumes de l'entreprise.
  • Le livret d'accueil rassure et encourage le nouveau salarié dans son engagement professionnel.
Précaution à prendre
  • Un livret d'accueil n'est pas un pseudo-règlement intérieur, il vise à informer mais n'a pas de caractère réglementaire. À ce titre, il ne peut être opposé au salarié comme élément de nature contractuelle, contrairement aux pays anglo-saxons où le livret d'accueil revêt cet aspect légal.

Bernadette JÉZÉQUEL, Philippe GÉRARD