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Méthodologie

La boîte à outils du Responsable communication 3e édition
Chapitre X : TRAVAILLER AVEC UNE AGENCE

Fiche 04 : Le contrat

  • Retrouvez 5 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 28 févr. 2017
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La boîte à outils du Responsable communication 3e édition

10 chapitres / 60 fiches

RUBRIQUES TYPES D'UN CONTRAT

En résumé

Les relations entre une agence et un annonceur sont précisées par des dispositions contractuelles adoptées d'un commun accord par les parties. Depuis la Loi Sapin du 29 janvier 1993, la rédaction d'un contrat écrit de mandat est obligatoire pour tout achat publicitaire ou de prestations ayant pour objet l'édition et la distribution d'imprimés publicitaires réalisés par un intermédiaire (cf. texte de loi et décret d'application du 19 septembre 1994).

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

L'élaboration d'un contrat entre un annonceur et une agence a pour objectif de préciser les modalités de travail : planning, composition de l'équipe, conditions de rupture, rémunération et paiement des différents postes (création, frais techniques).

Contexte

La Loi Sapin du 29 janvier 1993 impose la technique du mandat lorsque les agences achètent de l'espace publicitaire pour le compte des annonceurs. Le contrat reste d'usage pour toutes les autres actions de communication (conception de campagne, conseil stratégique, conception d'outils de communication, mécénat, parrainage).

Comment l'utiliser ?

Étapes

Veillez à bien préciser :

  • L'objet du contrat. Définissez la mission et le contenu détaillé des prestations qu'apporte l'agence. Précisez si cette mission est confiée en exclusivité ou non à l'agence.
  • La mission de l'agence. Décrivez les services et les prestations à apporter. Précisez le calendrier de réalisation. Indiquez que l'agence s'engage à le respecter. Prévoyez un nombre minimum de réunions d'informations et une réunion de bilan.
  • La composition de l'équipe. Avec votre accord, l'agence confie la réalisation et le pilotage du projet à un chargé de contrat (le vocable peut varier selon les structures) ou à une équipe dont la composition figure dans le contrat. L'agence conseil en relations publiques informera l'annonceur des changements intervenant dans l'équipe affectée au dossier.
  • Vos engagements. L'agence doit pouvoir disposer d'informations - y compris stratégiques - pour mener à bien sa mission. Pensez à désigner en interne un interlocuteur disponible et capable de prendre des décisions.
  • Les engagements de l'agence. L'agence doit s'engager à vous rendre compte des réunions et des décisions prises. Elle s'engage à une clause de confidentialité et à garder secrètes les informations dont elle aura eu connaissance sur votre activité ainsi que sur les actions, budgets et créations dont elle est chargée. Tous les documents de travail échangés durant la collaboration seront remis à la fin du contrat. En principe, l'agence est soumise à une obligation de non-concurrence vis-à-vis de vos concurrents.
  • Le budget et les conditions de paiement. Définir les différents postes et préciser les modalités de paiement (forfait, honoraires au temps, commission calculée sur les factures des fournisseurs).
  • Signez le contrat en deux exemplaires (un pour chaque partie). Indiquez les noms et les fonctions des signataires. Les deux exemplaires originaux feront foi. Chaque page du contrat devra être paraphée par les signataires.

Méthodologie et conseils

Consultez votre service juridique ou appuyez-vous sur les conseils d'un avocat. Vous éviterez de signer des clauses qui vous seraient défavorables (par exemple, des frais d'exécution) et serez en meilleure position pour négocier avec l'agence.

Avantage
  • Le contrat sert de référence durant la mise en oeuvre du projet. Il clarifie les relations de travail et permet de régler les différences d'interprétation et d'éviter les litiges.
Précaution à prendre
  • L'agence peut vous proposer un contrat type. Vérifiez bien toutes les clauses, notamment la cession des droits de propriété intellectuelle, le calcul des honoraires et les clauses de dénonciation.

Comment être plus efficace ?

Ne négligez aucun détail dans le contrat :

Clarifiez les termes de la responsabilité juridique

Toute agence conseil est tenue au strict respect des lois et réglementations en vigueur, ainsi qu'à celui du code professionnel de déontologie, et plus généralement tout code d'autodiscipline relatif à la communication. À ce titre, elle doit s'engager à ne soumettre aucune proposition qui serait contraire à ces textes. Toutefois, en tant qu'annonceur, vous êtes responsable de la véracité des informations transmises à l'agence sur le nom, la composition, les qualités et performances du produit ou du service faisant l'objet du contrat.

L'agence doit déployer tous les soins et la diligence nécessaires à la réussite de sa mission. Elle assume la responsabilité de la réalisation et du contrôle des opérations qu'elle préconise, et garantit la bonne fin de l'exécution des opérations. L'agence apporte à l'annonceur sa pleine et entière garantie que les créations cédées en vertu du contrat sont juridiquement disponibles et ne sont pas grevées, à quelque titre que ce soit, partiellement ou totalement, directement ou indirectement, de droit de tiers. L'agence supportera et garantira l'annonceur de toutes charges, condamnations et débours divers pouvant découler d'un manquement à ses obligations.

Respectez les obligations de la Loi Sapin

Lorsque vous demandez à une agence d'acheter de l'espace publicitaire, pensez à bien préciser le cadre du mandat (avec ou sans exclusivité). L'agence agit en votre nom et pour votre compte et s'engage à respecter les obligations prévues par les articles 1984 à 1997 du Code civil, ainsi que celles résultant de la loi du 29 janvier 1993 dite " Loi Sapin ".

Vérifiez les clauses de propriété intellectuelle

L'annonceur devient propriétaire exclusif et total des droits de propriété intellectuelle, artistique ou industrielle liés à la création, la conception ou l'invention des propositions de l'agence, dès lors qu'elles ont été acceptées et rémunérées. L'agence cède ainsi les droits de reproduction, de représentation, d'adaptation et de traduction, pour le temps de la propriété littéraire et artistique et pour le monde entier. Lorsque l'agence ne possède pas ces droits (en totalité ou en partie), elle s'engage à le préciser à l'annonceur avant approbation de la proposition. Elle indique alors les conditions et les limites dont fait l'objet la cession de ces droits (prix, durée, zone géographique).

Déterminez les modes de rémunération

Les prestations de conseil peuvent être rémunérées forfaitairement par des versements mensuels ou selon une périodicité à préciser. Elles peuvent également être calculées au temps passé par les collaborateurs de l'agence. En général, l'annonceur s'engage à un abonnement mensuel minimum avec un plafond pour l'année. En cas de dépassement de ce plafond, l'agence doit obtenir l'accord de l'annonceur. Les travaux techniques (édition, audiovisuel, études, aménagement de stands, organisation de voyages) peuvent être payés sur la base d'honoraires forfaitaires proposés par l'agence et acceptés par l'annonceur. Ils peuvent être calculés sur la base d'une commission estimée à partir du montant net des factures des fournisseurs de l'agence. L'annonceur accepte les factures et le montant de la commission. L'agence peut également proposer un taux de marge inclus dans les devis des prestations techniques.

http://goo.gl/1vX7s



EXTRAITS de la Loi Sapin

Chapitre II du Titre II de la loi n° 93-122 du 29 janvier 1993 relative à la prévention de la corruption et à la transparence de la vie économique et des procédures publiques.

Prestations de publicité

Art. 20 - Tout achat d'espace publicitaire ou de prestation ayant pour objet l'édition ou la distribution d'imprimés publicitaires ne peut être réalisé par un intermédiaire que pour le compte d'un annonceur et dans le cadre d'un contrat écrit de mandat. Ce contrat fixe les conditions de la rémunération du mandataire en détaillant, s'il y a lieu, les diverses prestations qui seront effectuées dans le cadre de ce contrat de mandat et le montant de leur rémunération respective. Il mentionne également les autres prestations rendues par l'intermédiaire en dehors du contrat de mandat et le montant global de leur rémunération. Tout rabais ou avantage tarifaire de quelque nature que ce soit accordé par le vendeur doit figurer sur la facture délivrée à l'annonceur et ne peut être conservé en tout ou partie par l'intermédiaire qu'en vertu d'une stipulation expresse du contrat de mandat.

Même si les achats mentionnés au premier alinéa ne sont pas payés directement par l'annonceur au vendeur, la facture est communiquée directement par ce dernier à l'annonceur.

Art. 21 - Le mandataire mentionné au premier alinéa de l'article 20 ne peut ni recevoir d'autre paiement que celui qui lui est versé par son mandant pour la rémunération de l'exercice de son mandat ni aucune rémunération ou avantage quelconque de la part du vendeur.

Art. 22 - Le prestataire qui fournit des services de conseil en plan média ou de préconisation de support d'espace publicitaire ne peut recevoir aucune rémunération ni avantage quelconque de la part du vendeur d'espace.

Art. 23 - Le vendeur d'espace publicitaire en qualité de support ou de régie rend compte directement à l'annonceur dans le mois qui suit la diffusion du message publicitaire des conditions dans lesquelles les prestations ont été effectuées. En cas de modification devant intervenir dans les conditions de diffusion du message publicitaire, le vendeur d'espace publicitaire avertit l'annonceur et recueille son accord sur les changements prévus. Il lui rend compte des modifications intervenues.

Dans le cas où l'achat d'espace publicitaire est effectué par l'intermédiaire d'un mandataire, les obligations prévues à l'alinéa précédent incombent tant au vendeur à l'égard du mandataire qu'au mandataire à l'égard de l'annonceur.

Art. 24 - Toute personne qui fournit des services de conseil en plan média ou de préconisation de support d'espace publicitaire doit indiquer dans ses conditions générales de vente les liens financiers qu'elle entretient ou que son groupe entretient avec des vendeurs mentionnés à l'article 20, en précisant le montant de ces participations.

Les articles suivants précisent les amendes et sanctions.

Source : www.legifrance.gouv.fr

Bernadette JÉZÉQUEL, Philippe GÉRARD