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La boîte à outils du Responsable communication 3e édition
Chapitre VII : PROFESSIONNALISER LA COMMUNICATION ÉVÉNEMENTIELLE
Fiche 03 : Le conducteur
- Retrouvez 5 fiches outils dans ce chapitre
- Publié le 28 févr. 2017
La boîte à outils du Responsable communication 3e édition
10 chapitres / 60 fichesUN SUPPORT POUR VOUS ACCOMPAGNER LE JOUR " J ", EXEMPLE POUR UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
En résumé
Le conducteur détaille chaque moment d'un événement et permet de coordonner toutes les interventions.
Pourquoi l'utiliser ?
Objectif
Le conducteur constitue la feuille de route des organisateurs d'un événement. Il permet de structurer le jour " j " du début à la fin, de synchroniser les interventions et d'identifier les outils et supports nécessaires. Les organisateurs ont ainsi l'esprit libre pour accueillir les invités et veiller à ce que personne ne s'ennuie dans son coin.
Contexte
Le conducteur est réalisé par le responsable communication ou l'agence événementielle, une dizaine de jours avant l'événement.
Comment l'utiliser ?
Étapes
- Construisez votre conducteur. Appuyez-vous sur le rétroplanning et le cahier des charges de l'événement. Détaillez minutieusement toutes les interventions.
- Testez votre conducteur. Une répétition et une réunion de filage la veille ou l'avant-veille de l'événement sont indispensables pour vérifier la pertinence de votre conducteur et régler les derniers détails (durée des interventions, PowerPoint, sonorisation, éclairage, live tweet). Vérifiez avec les intervenants si votre présentation est exacte (faut-il modifier un point ou rajouter une information).
- Préparez des outils complémentaires. Emmenez avec vous la liste de tous les intervenants avec leur numéro de portable. Vérifiez au préalable que chacun est équipé du sien et que le lieu choisi est couvert par les opérateurs de téléphone. Pensez aux talkies-walkies en cas de panne de réseau et au petit matériel de base (ciseaux, colle, rallonges électriques, prise téléphonique, clé USB, micro-ordinateur en double).
Méthodologie et conseils
En tant qu'organisateur, vous devez être présent bien avant le début de la manifestation, ne serait-ce que pour veiller aux préparatifs et procéder à l'installation. Votre conducteur doit intégrer cette phase ainsi que celle de la fin ; faute de quoi, vous vous retrouverez seul à apporter les équipements et à les ranger !
Si vous avez prévu une manifestation qui dure une heure avec deux ou trois intervenants, vous devrez compter plus d'une heure de préparation. Pour une exposition ou un salon de trois jours, préparez-vous bien avant. Pensez à réserver le lieu, les intervenants. Prenez du temps pour préparer les éléments de langage, définir les modalités d'animation.
- Le conducteur permet à chacun de connaître les responsabilités qui lui incombent. L'animateur (ou maître du temps) peut intervenir pour ralentir ou accélérer un exposé. Le conducteur lui permet par ailleurs de vérifier si tous les supports et tous les équipements prévus sont disponibles.
- Veillez à préparer l'événement en fonction de la disponibilité des fournisseurs. Lorsque vous installez la sonorisation, n'attendez pas le soir pour un colloque qui démarre le lendemain matin. En cas de problème, vous aurez du mal à être dépanné le matin, surtout s'il s'agit d'un dimanche ou d'un jour férié.
- Ne négligez pas l'accueil des intervenants. Certains d'entre eux aiment arriver à l'avance pour repérer les lieux et se les approprier. Il est préférable de leur fixer un rendez-vous pour régler toutes les questions concrètes (nom des invités, programme précis, horaire de début et de fin, pause, documentation).
