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Méthodologie

La boîte à outils de la Prise de décision
Chapitre I : Préparer la décision

Fiche 04 : L'organisation du processus décisionnel

  • Retrouvez 8 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 11 déc. 2017
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La boîte à outils de la Prise de décision

8 chapitres / 59 fiches

La roue décisionnelle

Résumé

Formaliser le processus décisionnel permettra de ne pas oublier d'étapes importantes et d'identifier les points qui demanderont plus d'attention. Dans ce processus, les quatre étapes à respecter sont :

  • la préparation pour cerner le contexte ;
  • l'incubation pour analyser toutes ces informations ;
  • l'illumination pour bâtir les différents scénarios possibles ;
  • la vérification pour s'assurer que la décision prise correspond aux attentes.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectifs

Ce processus de prise de décision permet de focaliser les ressources décisionnelles sur la conception et la validation des choix et d'avoir un outil de pilotage. Cette organisation :

  • ordonne les étapes de façon logique ;
  • procure des éléments factuels de recadrage d'activité ;
  • sert d'outil de communication sur l'état d'avancement ;
  • permet de traiter toutes les étapes de façon indépendante.

Contexte

Dérouler le processus décisionnel apporte une valeur ajoutée lorsque la décision se déroule dans un environnement où l'on peut disposer des informations et prévoir les répercussions de la décision. Dans un environnement plus incertain, ce processus devra être aménagé en fonction de l'accessibilité des informations.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • La préparation. Définir l'objet (ce sur quoi porte la décision), le contexte, l'éthique (affirmation des valeurs relatives à l'objet), les objectifs. Rechercher et rassembler les informations utiles. Valider les informations obtenues et les clarifier.
  • L'incubation. Organiser toutes les informations d'une manière intelligible et réutilisable. Étudier chaque information dans son contexte. Définir les critères de mesure des options et les buts à atteindre.
  • L'illumination. Imaginer et donner forme à des hypothèses de décision. C'est-à-dire créer des options et des scénarios en fonction des domaines de réalisation. Faire un choix parmi les hypothèses de décision en fonction des conséquences prévues et des objectifs, sous le contrôle de l'éthique.
  • La vérification. Exécuter concrètement la décision et l'adapter au contexte en tenant compte des retours de mise en oeuvre.
  • Méthodologie et conseils

    • Voici quelques questions à se poser pour l'étape de préparation : le cadrage du problème est-il assez limité ? Le problème correspond-il aux compétences du groupe ? Le problème correspond-il à nos priorités ?
    • Lors de la phase d'incubation, on s'attachera aux points suivants : a-t-on recueilli et analysé les données pertinentes ? Prend-on appui sur des faits pour vérifier les hypothèses ? Les critères sélectionnés sont-ils pertinents et adaptés ?
    • Lors de l'illumination le décideur vérifiera si les points suivants ont été respectés : a-t-on exploité au mieux les idées ? A-t-on fait preuve de créativité en proposant des solutions novatrices ? A-t-on cherché des idées à l'extérieur ? Dispose-t-on d'options détaillées ?
    • Enfin, pour l'étape de validation, les points clés suivants sont à respecter : toutes les actions prévues peuvent-elles être mises en oeuvre facilement ? Dispose-t-on d'indicateurs pertinents et d'une mesure fiable ?
    Avantages
    • Lorsque les environnements de la prise de décision sont soumis à des contraintes d'urgence, suivre le processus de décision évitera au décideur des retours en arrière dus à l'oubli d'une information clé.
    • Avoir un processus formalisé permet une communication plus claire sur la prise de décision.
    Précautions à prendre
    • Il faudra être vigilant à ce que ce processus ne devienne pas un frein, surtout lors des étapes de préparation et d'incubation.

    Comment être plus efficace ?

    Définir le problème

    La première étape dans un bon processus de prise de décision est de définir exactement en quoi consiste le problème ou la situation qui nécessite une décision et qui doit prendre part à l'élaboration des solutions - c'est le " contexte de la décision ". Certaines questions doivent être posées telles que : quel est le problème ? Quelle est l'importance du problème (quelle est son envergure) ? Pourquoi faut-il s'occuper de ce problème ? Quel type de décision ce problème nécessite-t-il ? Quelles sont les hypothèses et contraintes clés ? Qui doit participer et comment ?

    Préciser les objectifs et les mesures

    Préciser les objectifs et les mesures aide à concentrer et prioriser l'information et à faire en sorte que le risque et l'incertitude de chaque option soient à la fois explicites et comparables. Les objectifs définissent avec le plus d'exactitude possible ce qui compte réellement dans la décision ; ils sont le fondement de la recherche d'options créatives. Les mesures déterminent le niveau indiquant qu'une option atteint ses objectifs.

    Créer des options inventives

    Les bonnes décisions ne sont pas possibles sans de bonnes options. Il faut donc créer des options qui permettent d'aborder ce qui compte réellement, selon ce qui est défini par les objectifs et les mesures. les options doivent permettre d'aborder de façon assez différente le problème, et être les fondations des futures solutions réalistes prises par les décideurs.

    Cerner les conséquences

    Chaque option crée son propre ensemble de conséquences. Dresser un tableau des conséquences à l'aide d'un code couleurs est une façon utile de résumer les éléments essentiels du problème. Les niveaux d'incertitude au sujet des incidences futures doivent également se retrouver dans ce tableau. Grâce à cet outil, il est plus facile de comparer les options et de restreindre les objectifs en fonction des compromis essentiels. Une fois reçu l'assentiment général de tous les participants, il peut aussi être utilisé comme sommaire ou document de référence pour prendre une décision éclairée.

    Clarifier les compromis

    Les compromis sont difficiles mais inévitables. La personne chargée de prendre la décision doit faire des choix explicites au sujet de la meilleure option. Le décideur doit donc être en mesure de considérer chaque compromis minutieusement et de comparer les avantages et les inconvénients de chaque option. Une fois que chaque compromis est défini, le décideur pourra prendre une décision et à aller de l'avant. Si la décision ne peut être prise, retourner aux étapes précédentes pour parfaire davantage les objectifs, les mesures et/ou les options.

    CAS D'ENTREPRISE : Candidater pour un poste

    Contexte

    Les responsables de formation nous décrivent un fait qu'ils observent régulièrement dans le cadre du processus de recrutement des candidats. Les candidats qu'ils rencontrent définissent souvent un champ d'investigation et donc limitent leurs possibles recherches. Ils font ensuite une analyse classique d'informations sur Internet.

    C'est à partir de là qu'intervient la seconde incohérence dans leur processus de décision. A partir de cette collecte d'informations, de nombreux candidats tentent de faire un choix alors qu'ils n'ont pas encore candidaté. C'est-à-dire qu'à partir d'informations générales, donc soumises à interprétation et forcément incomplètes, ils se fixent un objectif. Ils procèdent donc à un choix, ou restent indécis sans avoir réellement identifié leur cible.

    Résultat

    Alors qu'ils devraient d'abord identifier ce que recherchent les entreprises, adapter leur candidature et tenter leurs chances, ils s'autocensurent d'une certaine manière. La définition du processus de décision est ainsi essentielle. Il faut suivre des étapes pour se poser la question du choix du meilleur possible à la fin du processus et non au début, c'est-à-dire du meilleur théorique supposé.

    Jean-Marc Santi, Stéphane Mercier, Olivier Arnould