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La boîte à outils du Design management
Chapitre II : Communiquer avec les acteurs du design

Fiche 04 : Le cahier des charges design

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  • Publié le 28 nov. 2017
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La boîte à outils du Design management

9 chapitres / 52 fiches

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Le BRIEF design


En résumé

Il s'agit en premier lieu d'articuler les contraintes et de définir les livrables techniques, économiques et industriels du projet, et par conséquent d'organiser l'interaction des fonctions et la progression des jalons. Le cahier des charges design est un document de référence élaboré au démarrage du projet, cadrant et dirigeant l'action de manière contextuelle. Ce document appelé aussi " brief design " est un chapitre du cahier des charges général du projet intégrant les autres fonctions actrices du projet. Il peut varier dans sa forme selon le langage de l'entreprise.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le brief design formalise les besoins en design, décrit les objectifs à atteindre en terme de qualité d'usage et d'estime, trace les limites du projet, établit des séquences et priorités à respecter pour bien intégrer le design dans le développement. Il détermine les rôles et responsabilités de chacun des acteurs du design (designer de produit, d'interface, ergonome), et organise leur interaction avec les autres membres de l'équipe-projet. Enfin, il opérationnalise le projet en créant un langage commun réduisant les ambiguïtés dues au vocabulaire propre au design.

Contexte

  • Lors du démarrage du projet.
  • Lors de toute revue d'avancement entre acteurs du design et autres acteurs du projet.
  • Lors de recadrages éventuels sur les priorités ou l'allocation des ressources.

Comment l'utiliser ?

Etapes

  • Décrire le problème général sous le prisme du design, les objectifs et moyens alloués au design dans le projet (ressources humaines, financières).
  • Établir les contraintes règlementaires, les standards, les nécessités liés au processus internes auxquelles le designer devra se soumettre.
  • Définir les rôles et responsabilités de la fonction design, les compétences à activer, le niveau d'interaction sur le projet.
  • Organiser les actions (pour le recueil de données, la résolution de problèmes techniques), les séquences (sous-ensembles permettant la cohésion), établir les priorités tenant compte des contraintes.
  • Préciser les livrables du design (sketches, modèle 3D, maquettes, prototypes), les moyens à mettre en oeuvre pour y parvenir au regard de ceux alloués.
  • Décliner les besoins et prérequis de la fonction design (fichiers 3D, compatibilité des logiciels, données techniques, impératifs de fabrication...) de manière articulée aux autres fonctions.

Méthodologie et conseils

  • Dialoguer entre fonctions du projet et s'attacher à construire un glossaire commun pour réduire les ambiguïtés.
  • Construire une représentation visuelle des échanges inter-fonctions. Cette méthode collaborative permet de mieux établir les interactions nécessaires au succès du projet design.
Avantages
  • Le cahier des charges apporte de la cohérence dans la réalisation du projet industriel. Il définit le quoi, le qui, le quand et le comment, indissociables dans la réalisation des objectifs du design sur le projet.
  • Chaque acteur a une vision et une compréhension transversale de ce qu'il doit apporter aux autres fonctions.
  • Le cahier des charges crée un point de référence permettant d'apprécier l'adéquation entre l'objectif design et la réalisation finale.
Précautions à prendre
  • Questionner l'évidence : il ne faut pas considérer que les définitions et actions n'ont qu'une seule lecture possible. Se détacher des idées préconçues pour se montrer pragmatique et spécifique dans l'écriture du cahier des charges.
  • Intégrer tous les acteurs du projet dans la rédaction du cahier des charges même si leur lien paraît secondaire ou indirect.
  • Dater systématiquement le document (au lancement du projet, lors des revues et des recadrages).

Comment être plus efficace ?

Cas des spécificités du brief design

Le cahier des charges a une fonction réciproque dans l'entreprise. Il permet d'établir des objectifs par fonction et d'organiser la cohérence entre ces fonctions. Cette cohérence est impérative pour assurer le succès du projet collectif. Une différence existe, cependant, dans l'élaboration des points de vue. Là où le cahier des charges technique ou marketing spécifie un niveau de qualité mesurable du projet, le design, quant à lui, articule les éléments permettant l'appréciation ressentie de ses performances. En effet, la qualité d'un produit ou d'une solution ne prend sa pleine valeur que lorsque cette qualité est réellement perçue par le client, l'utilisateur ou l'usager. Le cas contraire conduit à un déficit de confiance et d'image. La découverte du produit annonce la performance pour un designer. Et cette distinction entre qualité réelle et qualité perçue traduit l'importance de la prise en compte dans le cahier des charges, de l'aspect sensible du produit. Les notions d'identité de la marque, de valeur d'estime, de valeur d'usage, de niveau dans la gamme, de positionnement sur le marché face à la compétition sont toutes pertinentes et importantes à anticiper. Elles évoquent des éléments intangibles pourtant complémentaires aux fonctions techniques envisagées par leur capacité à orienter l'idée de la performance. Ainsi le cahier des charges pourra-t-il faire figurer les contraintes liées aux attributs de la marque (par exemple la signature graphique ou éléments de reconnaissance), aux attributs de la gamme (fonctions et éléments optionnels pour une clientèle ciblée), à ceux de l'usage (ergonomie physique et logicielle du système), et à ceux de l'image (évocations permettant l'appropriation par la clientèle-cible).

Idéalement, les critères de la qualité perçue sont listés par le designer et complétés si besoin par l'équipe projet. Un poids relatif peut leur être attribué en fonction de la finalité du produit. Dans certains cas, l'ergonomie primera, alors que dans d'autres, l'aspect en rupture avec le marché sera l'atout principal. Il peut s'agir de ne rendre aucun mode de fixation apparent, de réduire la visibilité des lignes de partition entre les capots, d'éliminer les câbles électriques visibles, ou encore de réduire visuellement un volume disgracieux. Une fois les critères connus et pesés, on pourra comparer pendant le déroulement du projet, le potentiel de chaque idée.

Le cahier des charges design influence également celui établi pour d'autres fonctions. Par exemple, la nécessité de cacher des vis de fixation habituellement apparentes sera présente dans le concept du designer mais deviendra une contrainte pour l'engineering, qui jusqu'alors n'avait pas de contraintes de cette sorte. Inversement, le choix d'une technologie de fabrication imposée pour des raisons de coût affectera le designer qui se verra obligé d'adapter son concept à la technologie choisie. Comme évoquée précédemment, l'interdépendance entre les différents acteurs du projet est nécessaire. Elle s'organise dans le but de faire émerger des priorités, naître des consensus et réaliser un projet commun.

EXEMPLE d'établissement d'un cahier des charges

l'interdépendance des fonctions dans l'établissement du brief Design

On retiendra que ce que la fonction apporte, le " livrable ", est une contribution nécessaire pour avancer dans la réalisation du projet. Le design listera les différents livrables qui lui incombent. Certains seront des dessins représentant les premiers jets d'idées à soumettre au marketing. D'autres seront des esquisses 3D présentées à l'engineering pour validation des volumes. D'autres encore seront des vues de détails, ou des maquettes permettant au service d'apprécier l'accès aux organes principaux.

L'approche utilisée consiste à positionner les livrables sur un tableau constitué sur un axe des fonctions du programme, et sur l'autre de l'échelle de temps disponible.

Le designer positionne ses livrables (papier autocollant repositionnable conseillé pour gérer les ajustements nécessaires). Pour chacun, et à l'aide d'un papier d'une autre couleur, il exprimera aussi ses besoins aux autres fonctions : " pour livrer tel document à telle date, je dois moi-même avoir accès à telle information tant de temps avant ". Chaque fonction positionne ainsi successivement ses livrables et besoins, permettant de comprendre les problématiques croisées et de construire un cahier des charges concerté. Ce travail favorise ainsi le dialogue entre les fonctions.

Bérangère SZOSTAK, François LENFANT

Eloïse Cohen,<br/>rédactrice en chef Eloïse Cohen,
rédactrice en chef

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