Recherche
Se connecter
Méthodologie

La boîte à outils de l'Organisation
Chapitre II : Le diagnostic d'une organisation

Fiche 01 : Le déroulement d'un audit d'organisation

  • Retrouvez 11 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 11 déc. 2017
©

La boîte à outils de l'Organisation

9 chapitres / 63 fiches

  • Imprimer

Les étapes de l'audit d'organisation

En résumé

Un audit d'organisation comporte une phase avant, une phase pendant et une phase après ; mieux il est préparé, mieux il se passera.

Chacune des étapes est à suivre scrupuleusement pour ne rien oublier, apporter des conclusions intangibles et donc des préconisations s'appuyant sur des éléments difficilement discutables.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Dans un projet, afin d'améliorer des niveaux de performance, la démarche utilisée pour faire l'audit de l'organisation et son diagnostic conditionne toute la réussite du projet. L'objectif de cet outil est de rendre meilleures les préconisations et les décisions suite à cet audit réalisé dans les règles de l'art.

Contexte

Connaît-on le taux de projets qui n'aboutissent pas ou qui n'atteignent pas les objectifs escomptés ? Quel est le coût engendré par ces dysfonctionnements ? Pourquoi ces échecs et dysfonctionnements ? C'est généralement un manque de méthode ou de respect de méthode qui amène à ces résultats. Les personnes en charge de ce type de projet veulent souvent aller trop vite. Parfois, investir du temps dans la préparation en amont de l'audit d'organisation représente un gain inestimable.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Ce qui est primordial, c'est la préparation. Elle comporte plusieurs étapes :

  • Détermination du but, du type et du domaine : quels sont les objectifs ? (diminution de coût, amélioration de la qualité des services) Quel est le périmètre ? Cela va-t-il être un audit de l'organisation entière, d'un service, d'un processus ?
  • Constitution de l'équipe : il est conseillé d'être deux. Ce n'est pas toujours possible. Une seule personne ne peut poser des questions, étudier des documents, écouter et prendre des notes en même temps. S'il y a deux personnes, il y a un responsable et un équipier.
  • Élaboration d'un planning : il faut faire un premier jet de planning de rendez-vous.
  • Préparation des interviewés : prévenir les responsables des équipes qui seront visitées pour dédramatiser l'audit.
  • Élaboration d'un guide d'entretien : questionnaire à utiliser qui s'appuie sur les 5M (cf. outil 36dossier 6) et le QQOQCCP (cf. outil 11dossier 2).
  • Prise de rendez-vous, préparation de la visite : planification des horaires et dates de rendez-vous et ajustement des documents.
  • Ensuite, c'est la phase diagnostic : les interviews, la collecte de documents : la recherche de preuves, de faits.
  • Enfin, on analyse et on présente le diagnostic :

  • Traitement de l'information : recensement de tous les faits marquants positifs ou à améliorer.
  • Élaboration de la synthèse : lister les points positifs et les points à améliorer selon l'outil 20 du dossier 2.
  • Rédaction de la synthèse.
  • Présentation du diagnostic et des recommandations : présentation des éléments précédents avec des pistes d'actions qui feront l'objet de décisions.
  • Méthodologie et conseils

    Ce sont les opérationnels qui peuvent fournir des informations sur le déroulement des choses dans la réalité. Il faut les mettre en confiance. La préparation des interviewés et la qualité des comportements adoptés pendant les interviews aident à cela.

    Avantages

    • Démarche très structurée, qui donne de bons résultats, si les étapes sont rigoureusement respectées.

    Précautions à prendre

    • Ne pas aller trop vite et ne pas brûler d'étapes.
    • S'assurer d'adopter des comportements facilitant le recueil d'informations auprès des personnes rencontrées.
    • Argumenter la nécessité de passer du temps à préparer par un investissement, qui fera ensuite gagner du temps et de l'argent.

    Benoît Pommeret

    Eloïse Cohen,<br/>rédactrice en chef Eloïse Cohen,
    rédactrice en chef

    La Lettre de la Rédac

    Chaque matin, l'essentiel de l'actu