#Retail 5 clés pour animer efficacement ses réunions
Entre le brief journalier en magasin et les points hebdomadaires ou mensuels entre managers, le quotidien professionnel est rythmé de nombreuses réunions : les cadres y passeraient en moyenne près d'un mois par an (27 jours selon une étude Wisembly - IFOP 2018). Quelles sont les bonnes pratiques ?
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En magasin : un brief quotidien rapide et convivial
L'animation des équipes est le second poste d'actions auquel les managers consacrent du temps (après le pilotage de l'activité/la prise de décision - source : étude Axys Consultants en 2021). Les enjeux sont importants : partager de façon pédagogique l'information descendante, récupérer les idées et feedbacks des collaborateurs et faciliter les échanges pour créer une cohésion d'équipe et d'entreprise. Comment réussir à capter l'attention des collaborateurs et les encourager à adopter une posture plus engagée et active lors des réunions.
" Les conseiller(e)s de vente - ou les employé(e)s d'agence par exemple - sont en contact toute la journée avec la clientèle, le brief quotidien doit donc être rapide et concis avant l'ouverture : pas plus de 15 minutes. C'est l'occasion d'annoncer l'actualité ou le temps fort commercial de la journée, d'indiquer les objectifs business à atteindre (CA, panier moyen, taux de transformation) et de donner une perspective sur les points où les collaborateurs peuvent s'aider mutuellement", détaille Frédéric Rey Millet, Fondateur d'Ethikonsulting. La bonne pratique, recommande Thibaud Brière, spécialiste de la transformation des organisations : "Un format debout mais convivial, le thé ou le café à la main, qui permettra d'insuffler une énergie positive pour démarrer la journée".
Les réunions managériales : de l'enjeu de la frugalité ...
"Le temps passé en réunion est considérable, il y a donc un véritable challenge à réduire les formats - 45/50 minutes au lieu d'une heure, 25 minutes au lieu de 30 etc. Ceci dans un double intérêt : celui de maintenir plus facilement l'attention des collaborateurs et celui de s'assurer qu'ils auront un temps de déconnexion avant d'enchaîner sur une autre réunion ou une nouvelle action professionnelle", poursuit Frédéric Rey Millet. Quant au déroulé, il s'agit ensuite, selon Thibaud Brière, de se reposer sur des fondamentaux : "Un ordre du jour précis, où l'on commence par évoquer les points abordés précédemment pour s'assurer d'un bon suivi des actions puis, s'en tenir à un nombre restreint de sujets pour que la réunion soit efficace (3 à 5 maximum)". Ce à quoi Alexia de Bernardy, fondatrice de la plateforme d'accélération des transformations laWEbox, précise : " Il doit y avoir un débat sur le fond des sujets, pour que cela ne soit pas "la réunion du manager", avec une part d'informations descendantes qui ne dépasse pas 50% du temps d'échange".
... à celui de la co-animation !
"Ainsi, les collaborateurs doivent basculer d'une posture passive à plus active dans les réunions, encouragés par leurs managers à présenter chacun un sujet dont ils ont la responsabilité. Le manager n'est alors plus le seul et unique animateur et reprend sa place de décisionnaire", analyse Frédéric Rey Millet. "Chez KingJouet, nous invitons chaque collaborateur à oser prendre la parole, notamment lors du salon annuel Jouerama, pour apporter un témoignage et leur partage d'expérience et de connaissances", confirme Manon Vittoz, responsable du développement RH de l'enseigne. Les réunions sont ainsi l'occasion de partager les informations concernant l'entreprise mais aussi de faire appel à l'intelligence collective : "Le manager doit avoir en réunion un rôle de facilitateur des échanges, pour faciliter l'émergence de nouvelles idées et inviter chaque collaborateur à s'exprimer pour éviter les non-dits ... S'il est trop dans le leadership inspirant, il y a un risque que l'équipe adopte une posture de "suiveuse", abonde Thibaud Brière.
Une posture d'écoute pour récupérer du feedback
L'écoute active des collaborateurs est recommandée sur tous les temps de la réunion : que ce soit lors des échanges ou ensuite en fin de réunion, pour récupérer du feedback. "Au sein du groupe Fnac Darty nous avons par exemple mis en place des réunions "super mood" chaque mois, qui nous permettent de mesurer le climat social au sein des équipes. Cinq questions sont posées sur une thématique ainsi qu'une question générale sur l'appétence à recommander le groupe. Les réponses donnent ensuite matière à échanges avec le manager", confie Tiffany Foucault, DRH du groupe Fnac Darty. S'il s'agit de la fin d'une réunion classique, tout dépend du temps que vous avez : "Si vous n'avez que cinq minutes, utilisez le système simple du "pouce en l'air ou en bas" et annoncez que vous débrieferez la prochaine fois, sinon prenez un vrai moment pour questionner chaque collaborateur sur son ressenti et les suggestions de points à améliorer", recommande Frédéric Rey Millet.
Faites de la place pour l'informel !
"Être sérieux sans se prendre au sérieux est un claim central pour nos équipes. Travaillant dans l'univers du jouet, nous avons comme conviction qu'il est possible de communiquer en interne de façon simple, avec pédagogie mais aussi humour, même sur des sujets sérieux", confie Manon Vittoz. Une démarche d'autant plus appréciée par les collaborateurs en temps de pandémie où le moral des équipes a été mis à rude épreuve ces derniers mois : fermeture des magasins, gestion des stocks plus difficile.
"Que ce soit pour des réunions en présentiel ou à distance, il est important de ritualiser l'informel : cela peut être un temps de discussion en amont ou à la fin de chaque réunion, l'utilisation d' "icebreakers" comme la météo intérieure, la liste des trois kifs de la semaine ou le partage d'une anecdote ou encore la célébration des moments festifs tout au long de l'année : anniversaire, secret santa à Noël ... Autant d'occasions d'échanger avec ses collègues sur un mode moins conventionnel et de créer la cohésion d'équipe", détaille Alexia de Bernardy.
Les réunions peuvent aussi revêtir un aspect plus informel tout en servant l'enjeu business collectif en adoptant des outils ou méthodes plus ludiques et pédagogiques : la co-création d'une carte mentale ou d'un nuage de mots-clés lors d'une session de brainstorming, ou encore utilisation du dessin, avec la méthode du Doodling proposée dans le livre La boîte à outils pour animer vos réunions (Editions Dunod), où les participants sont invités à dessiner un résumé de la réunion : une initiative originale et et qui facilite la mémorisation des informations et échanges.
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