Le SpéciaListe, boîte à outils des fichiers clients

Chaînon manquant entre le tableur et le logiciel de gestion de bases de données, le SpéciaListe de Goto Software se présente comme une véritable boîte à outils pour qui veut gérer et explorer les données de son fichier clients. Le logiciel permet, dans un premier temps, de nettoyer et restructurer le fichier. Première étape : la correction des prénoms. Le SpéciaListe dispose d'un référentiel permettant, tout d'abord de détecter et d'isoler le champ “Prénom” de la liste (ce qui permettra de détecter le champ “nom” qui est toujours collé au champ “prénom”). Puis, il corrigera l'éventuelle faute d'orthographe. Enfin, il pourra procéder à une présegmentation par âge, sachant, par exemple, qu'un “Kevin” est très probablement plus jeune qu'une “Madeleine”.

Analyse syntaxique

Après avoir mis en forme à la norme Afnor les adresses postales, le logiciel opérera de la même façon pour les numéros de téléphone, de télécopie, de portable, pour les codes postaux, les villes ou les adresses e-mails. Pour les numéros de fax, l'équipe de Goto a remarqué que l'opérateur national avait un système particulier pour attribuer ces numéros en entreprise. Fort de cette expérience, le SpéciaListe peut détecter quel numéro est celui du téléphone ou du fax. Pour les numéros de portable, le logiciel détectera automatiquement à quel opérateur il se réfère. Pour les adresses e-mails, il corrigera les éventuelles erreurs de libellé du fournisseur d'accès (FAI). Mais il va encore plus loin. Après une analyse syntaxique permettant de connaître parmi les adresses celles qui sont correctes, incorrectes ou factices, ce logiciel peut tester l'existence du nom de domaine, ce qui permet également d'enrichir le dictionnaire de référence. Enfin, il peut tester l'existence de la boîte aux lettres. Une méthode de vérification plus sure, mais aussi plus longue.

Indexation ultra-rapide

Une fois le fichier restructuré, le SpéciaListe peut passer à l'analyse des données. Elle s'appuie sur trois méthodes complémentaires. La première est celle du tri sur plusieurs critères, qui peut servir, par exemple, à connaître la répartition des produits par canal de distribution, dégager une tendance dans les ventes ou encore à obtenir un échantillon représentatif que l'on pourra utiliser dans une opération de marketing du type tirage au sort ou sondage. Deuxième méthode, la plus étonnante par sa rapidité, l'indexation. Celle-ci peut se faire sur tous les champs du fichier. Une indexation sur les premiers chiffres de la ligne des codes postaux permettra de connaître la répartition par départements des contacts d'un fichier. Cette indexation s'effectue en mémoire vive, ce qui permet une rapidité extrême. Il suffit que la mémoire vive représente le double de la taille des fichiers traités. Pour traiter un fichier de 256 Mo - ce qui représente environ 2 millions d'adresses - la mémoire vive du PC devra être de 512 Mo, ce qui, vu le coût de plus en plus modique des barrettes de mémoire vive, représente une dépense marginale. Cerise sur le gâteau, comme les opérations d'indexation se passent en mémoire vive, le fichier d'origine n'est jamais altéré. Etape ultime du traitement des fichiers, l'analyse des doublons autorise le SpéciaListe à comparer plusieurs fichiers entre eux et marquer les doublons. Outre le fait que cette méthode permet de réduire les envois inutiles, le SpéciaListe peut fusionner des lignes de doublons disposant d'informations complémentaires. Cette unique ligne sera la réunion intelligente retenant le maximum d'informations parmi les lignes sources. Reste à exploiter les résultats obtenus. L'outil “Carte de France” projette géographiquement les données sur une carte. A partir de là, il devient possible de sélectionner directement sur la carte la ville à étudier et calculer, par exemple, une zone de chalandise sur un rayon de 1 à 50 km. Quant aux données, elles peuvent être exportées pour une utilisation indépendante du logiciel. La carte de France pourra, par exemple, être envoyée en pièce jointe à un dossier ou encore vers un logiciel de présentation. En outre, il est possible d'extraire de nouvelles tables de données. Dans un fichier de prospects localisés sur toute la France, une indexation sur les deux premiers chiffres du code postal donnera la répartition de ces prospects par département. En créant une nouvelle table contenant la vue d'un département spécifique, on pourra créer un fichier propre et ciblé que pourra exploiter le commercial affecté à ce département.

1 000 adresses à la seconde

Le SpéciaListe est commercialisé pour la somme de 1 990 euros. Il tourne sur tout ordinateur doté d'un processeur Pentium ou équivalent, compatible IBM. Il peut traiter plus de 1 000 adresses par seconde, cette rapidité permettant de regarder les informations sous un angle nouveau, tester ses intuitions sans avoir à passer par un service informatique. Instrument d'investigation des données, il devrait être adopté par chaque corps de métier qui se l'appropriera sous un nom différent. Synonyme de segmentation de l'offre pour certains, de structure de stocks pour d'autres, de fréquentation de site web ou encore de table de risques par génération, ce logiciel, de par sa simplicité d'utilisation et son prix, devrait séduire des PME/PMI, effrayées par le coût de programmes similaires, vendus à des prix inabordables pour elles.