#Management Comment embarquer ses collaborateurs dans un projet d'entreprise en distanciel ?

Publié par Barbara Haddad le - mis à jour à
#Management Comment embarquer ses collaborateurs dans un projet d'entreprise en distanciel ?
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L'année 2020 aura joué un rôle d'accélérateur dans l'adoption du télétravail par les entreprises, mettant en exergue les capacités ou non des organisations à fonctionner efficacement à distance.

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"Le télétravail existait avant le confinement, que ce soit dans le cadre d'un management d'équipes situées en régions ou dans différents pays. Le premier enjeu reste donc le même qu'en présentiel : réussir à fédérer et obtenir la cohésion de l'équipe ", rappelle Noémie Le Menn, psychologue du travail et coach. Un avis que partage Benoit Serre, partner - associate Director au Boston Consulting Group : "Les fondamentaux restent ainsi les mêmes à distance : chaque collaborateur doit avoir une bonne compréhension du projet, sa raison d'être et sa finalité, quels sont les moyens mis à disposition et les critères qui en définiront la réussite. Quel est aussi le rôle de chacun et les réalisations attendues pour des dates définies".

Le déploiement accéléré du télétravail de ces derniers mois ne remet donc pas en cause uniquement l'organisation à distance mais la façon globale de travailler : "Il faut que chaque entreprise puisse établir une vision et un cadre commun pour le télétravail (2 jours par semaine par exemple)et que celui-ci soit ensuite souple dans sa déclinaison opérationnelle, afin que chaque collectif de travail puisse établir des modalités d'organisation du travail en tant compte de la distance", recommande Maxime Robache, auteur du livre "Mettre en place et Manager le télétravail" aux éditions Eyrolles.

Un manager leader et bienveillant

"Il faut s'appuyer sur le pouvoir de conviction des leaders, qui auront un rôle d'influenceur. Par leur capacité à inspirer les autres, à créer aussi de la confiance et de la reconnaissance et en donnant un rôle qui convient à chacun, leurs collaborateurs et collaboratrices auront envie de les suivre car ce sont eux qui donnent la vision du projet, son objectif et son sens afin que les équipes se l'approprient", explique Noémie Le Menn. Toutefois, à distance, les dysfonctionnements peuvent se révéler plus vite et de façon plus marquée, la cohésion d'équipe pouvant être fragilisée : incompréhensions, doutes, sentiment d'isolement etc. Les managers ont donc à redoubler d'effort pour maintenir la capacité de l'équipe à travailler ensemble mais aussi pour développer une écoute individuelle, en étant plus vigilant au bien-être et besoins spécifiques de chaque collaborateur. Plusieurs actions peuvent être mises en place, inspirées notamment des rituels agiles, explique Alexia de Bernardy, fondatrice de laWEbox, application de stimulation managériale : " Demandez toujours un feed-back à vos collaborateurs : que ce soit en début de réunion pour demander l'humeur du jour ou à la fin pour savoir ce qui a été perçu comme efficace ou à améliorer (ice breakers); vous pouvez aussi créer des binômes pour embarquer les nouveaux collaborateurs dans un projet ou encore inviter chaque collaborateur à choisir un thème exploratoire, hors fiche de poste, sur lequel il pourra consacrer une part de son temps : créativité et innovation, rédaction d'articles pour le blog d'entreprise etc.".

Un équilibre à trouver entre moments collectifs et temps individuels

En télétravail, les contacts informels s'appauvrissent : il n'y a plus ces moments où l'on se croise dans les couloirs ou la machine à café, où l'on prend le temps de discuter du quotidien ou d'idées à la volée ... "Il est donc important de réorganiser l'informel à distance pour entretenir cette énergie, avec la mise en place de visioconférences qui n'auront pas un objectif d'efficacité mais plutôt de garder le lien et qui feront office de sas d'échanges relationnels, ou au minimum de prévoir un peu de temps pour cela dans le temps de la réunion, de ne pas aller trop vite. Il faut aussi pouvoir digitaliser les grands temps forts d'une entreprise s'il n'est pas possible de se réunir physiquement : souhaiter les voeux de fin d'année, célébrer le lancement ou la fin d'un projet etc.", explique Benjamin Gratton, co-auteur du livre "Animer à distance"-Editions Eyrolles.

Toutefois, le travail en distanciel permet de retrouver aussi une plus grande efficacité individuelle : moins de temps passé dans les transports, le calme et la sérénité pour avancer dans le projet sans de multiples interruptions ... "Il est donc important de doter chaque collaborateur d'autonomie et de responsabilité. Le management viendra alors plus en soutien et support pour aider et faire progresser que dans une logique de mesure et de contrôle", souligne Luc Bretones, CEO de Purpose for Good. "Demain, on peut donc penser qu'une nouvelle façon de travailler, plus hybride va s'installer, où les collaborateurs choisiront des lieux de travail en fonction des tâches à réaliser : dans les bureaux pour networker et échanger avec ses pairs, à la maison pour se concentrer sur des tâches précises ou encore dans des tiers lieux comme les espaces de coworking pour s'ouvrir à la rencontre et à la nouveauté", projette Alexia de Bernardy.

Des outils pour se connecter au collectif d'équipe mais aussi d'entreprise

" En termes d'organisation, le travail à distance impose la mise en place d'outils sur lesquels les équipes vont pouvoir partager et discuter des projets en cours, des idées d'innovation ... Les réseaux sociaux d'entreprise sont donc indispensables pour mixer des communications instantanées et d'autres asynchrones", explique Philippe Pinault, CEO de talkspirit et holaspirit. De nombreuses entreprises se dotent donc d'outils comme Slack ou Talkspirit qui a été élue solution d''instant messaging and chat" n°1 par le groupe Gartner. Les outils doivent permettre de communiquer, comme ceux de vidéoconférences (Zoom, Teams etc.) mais aussi et surtout de co-créer ensemble, à l'instar de Jamboard ou Klaxoon qui permettent la création d'un dashboard créatif ensemble, de partager des documents etc. À la frontière entre les deux, émerge aussi des initiatives comme Shariiing for You, une solution de collaboration à distance qui rend possible l'échange et l'annotation en simultané par les collaborateurs : " Les outils doivent apporter une dimension ludique aux échanges à distance pour créer l'émulation et l'émotionnel nativement présents dans une réunion physique", affirme Christophe Chartier, fondateur de la société Immersion qui développe Shariiing. "Attention toutefois à ne pas recréer des silos d'équipes et de maintenir aussi une communication d'entreprise globale avec un lieu commun digital où chacun peut accéder à des informations transverses", précise toutefois Philippe Pinault. On pourra enfin citer l'importance des outils de gestion de projet (Asana, Jira etc.) pour que chaque collaborateur suive puisse l'avancée du projet et les tâches qui lui incombent et enfin les plateformes comme Holaspirit ou Confluence, pour que chacun puisse accéder à l'information nécessaire à tout moment et que les réunions ne servent plus à donner de l'information mais à la transformer en valeur ajoutée ou à prendre des décisions.

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