Tout acteur du marketing direct sait qu'il doit préciser sur tous ses
questionnaires destinés à ses clients ou prospects, une mention dédiée à la loi
Informatique, fichiers et libertés du 6 janvier 1978. Tout responsable de
plate-forme téléphonique ou des ressources humaines sait qu'il est tenu d'une
obligation d'information similaire vis-à-vis de ses salariés. Ce droit dont
dispose toute personne auprès de laquelle des informations nominatives sont
recueillies, quelles qu'elles soient, doit permettre à ces personnes de
connaître de manière claire tous traitements effectués à partir de ces
données. Et ce, dès la collecte et quel que soit le moyen ou le média de
collecte. Aujourd'hui, ces responsables du marketing ou des RH doivent
anticiper les dernières évolutions législatives. 1.
Informer Aujourd'hui, tout un chacun sait pertinemment que lors
d'une collecte d'informations par voie de questionnaire, il convient d'informer
les personnes, auprès desquelles sont recueillies ces informations, des
éléments suivants : - caractère obligatoire ou facultatif des réponses ; -
conséquences à leur égard d'un défaut de réponse ; - personnes physiques ou
morales destinataires des informations ; - existence d'un droit d'accès et de
rectification. Quatre catégories de renseignements, qui doivent être
obligatoirement fournis à toute personne, auprès de qui des informations
nominatives sont recueillies (par exemple, nom, numéro de téléphone, adresse
e-mail…), sachant qu'il suffit que l'un de ces renseignements manque pour que
des contraventions de cinquième classe s'appliquent. Ces renseignements doivent
également être communiqués sur les plates-formes téléphoniques lors des appels
des clients ou bien encore, lors du recrutement ou de la gestion du personnel
de ces plates-formes. A cet égard, un employeur collectant auprès de ses
salariés les simples informations nécessaires pour gérer la paye de son
personnel a, d'ores et déjà, été condamné. De même, ont été appréhendées des
entreprises conservant le nombre de taxes téléphoniques consommées, les
conversations téléphoniques ou les numéros de téléphone appelés… En effet, les
traitements de ces simples éléments s'entendent de traitements automatisés
d'informations nominatives, devant être déclarés et pour lesquels tout salarié,
voire le comité d'entreprise, doit avoir été préalablement informé de ses
droits. 2. Le renforcement de l'information
L'information de ce salarié mais également de tout client ou prospect devrait
être renforcée ces jours-ci, puisqu'un nouveau projet de loi complète
sensiblement le droit à l'information actuel. Désormais, dans les mentions
dédiées à la loi Informatique, fichiers et libertés, devront également être
précisés l'identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de son
représentant, les finalités du traitement auxquelles les données sont destinées
ainsi que des informations supplémentaires eu égard, par exemple, aux droits
dont dispose toute personne fichée. Deuxième nouveauté de ce projet de loi :
l'obligation d'informer les personnes, pour lesquelles un traitement automatisé
de données a été mis en place et ce, même lorsque la collecte des informations
a été faite de manière indirecte. Le responsable du traitement ou son
représentant devra, dès l'enregistrement des données ou si une communication de
données indirectes est envisagée et, au plus tard lors de la première
communication des données, fournir à la personne concernée les mêmes
informations qu'en cas de collecte directe, sauf si la personne en a déjà été
informée. Lors des locations ou cessions de fichiers, il conviendra donc
d'examiner si, bien évidemment, les modalités d'information susvisées ont été
portées à la connaissance des personnes présentées dans le fichier loué ou
cédé. Les vérifications et les garanties contractuelles y afférentes devront
être également prévues. Mettre en place l'ensemble des procédures nécessaires
aux fins, en tout état de cause, de gérer le droit à l'information de ces
personnes devra également être prévu dès les prémisses de la campagne de
marketing direct. 3. Le renforcement du droit
d'opposition Enfin, le nouveau projet de loi impose une
information claire des personnes quant à leur droit d'opposition. A cet égard,
un traitement particulier des données à des fins de prospection a été envisagé.
Désormais, toute personne aura la possibilité de s'opposer, sur demande et
gratuitement, au traitement des données à caractère personnel la concernant,
envisagé par le responsable du traitement à des fins de prospection. De même,
elle devra être informée avant que des données à caractère personnel ne soient
communiquées à des tiers. Là encore, les brokers et toutes personnes amenées à
commercialiser leur fichier devront s'assurer de la licéité de celui-ci. A
défaut, leur responsabilité tant pénale que contractuelle pourrait être
engagée. Les modalités selon lesquelles cette information devra s'effectuer
reste à ce jour encore un mystère malgré l'enjeu économique et stratégique pour
l'ensemble des acteurs du marketing direct.
En bref
Informer clients, prospects mais aussi salariés de leurs droits eu égard à la loi Informatique, fichiers et libertés reste une des obligations majeures de tout acteur du marketing direct. Une obligation qui, dès la transposition de la directive européenne en droit français, va être sensiblement renforcée puisque, désormais, cette obligation s'imposera également en cas de collecte indirecte. Par conséquent, lors de la collecte d'informations nominatives, quelle qu'elle soit, mais également lors de la location ou la cession de fichiers, il conviendra de s'assurer que ces droits auront été respectés et anticipés.
