Recherche
Se connecter
Méthodologie

La boîte à outils de la Prise de décision

Chapitre IV : Le pilotage d'une équipe décisionnelle

  • Retrouvez 6 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 11 déc. 2017
©

La boîte à outils de la Prise de décision

8 chapitres / 59 fiches

Faciliter la prise de décision en groupe


Résumé

Une équipe multiculturelle regroupe une grande diversité de points de vue, ce qui représente un riche potentiel de créativité. Cette diversité est aussi source de désaccords humains ou techniques. Le pilote d'une équipe multiculturelle est le garant du processus décisionnel et accompagne l'équipe pour apprendre à travailler ensemble, à coopérer et à optimiser la créativité. Il assure la performance du groupe décisionnel.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectifs

Bostrom et al. (1993) définissent le pilotage ainsi : " Les activités réalisées avant, pendant et après une réunion de prise de décision collective pour aider le groupe à atteindre ses objectifs durant le processus de prise de décision ". Cela permet d'identifier quatre objectifs majeurs à la facilitation :

  • former en faisant pratiquer les participants ;
  • solutionner un problème en s'appuyant sur l'expertise collective ;
  • faire émerger des idées en profitant de la capacité créative du groupe ;
  • informer en favorisant une mise à disposition et une circulation des informations.

Contexte

Le recours sans cesse croissant à une résolution collaborative/collective de problèmes et une prise de décision participative dans les organisations a engendré une demande croissante en facilitateurs afin de supporter ces processus. La création et la facilitation du travail d'un groupe décisionnel ne sont pas un moindre problème, particulièrement quand le groupe est dispersé.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • La gestion des informations (Intelligence). Cette phase vise à recenser l'ensemble des informations utiles et prioritaires dont l'équipe a besoin lors de sa prise de décision. Le pilote accompagne l'équipe pour identifier les objectifs, définir le problème à résoudre et poser les règles de travail en commun.
  • La conception (Design). Cette phase comprend la génération, le développement et l'analyse des différentes options possibles. Le leader assure l'écoute et la prise en considération des différents points de vue et favorise la création d'options innovantes.
  • Le choix (Choice). Il s'agit dans cette phase de déterminer les critères d'évaluation des différentes options envisageables et d'étudier ou mesurer les conséquences de chaque alternative. Le responsable veillera au bon respect des règles et à la gestion rationnelle des critères.
  • L'évaluation (Review). Cette phase conduit à la recommandation d'une solution appropriée au modèle. Elle peut amener à la réactivation de l'une des trois phases précédentes ou, au contraire, à la validation de la solution. Le " capitaine " assure l'analyse et se focalise sur l'aspect opérationnel de la décision.
  • Méthodologie et conseils

    • Un pilote est une personne qui est acceptée par tous les membres du groupe ; il intervient pour aider à résoudre des problèmes et prendre des décisions.
    • Il aide les participants à une réunion de prise de décision collective, à partager toute information ou point de vue qu'ils soumettent au groupe de décision.
    • Le " capitaine " conduit le processus de prise de décision, alors que les participants se concentrent sur la tâche.
    • Dans certaines réunions de prise de décision, le stratège agit simplement comme régulateur opérationnel. Il mène alors le groupe vers un but bien précis à travers un processus spécifique et accepté par les participants.
    Avantages
    • Le pilote peut agir comme un médiateur pour aider le groupe à résoudre les conflits. En qualité de tierce personne neutre, il intervient pour faciliter la prise de décision et assurer les consensus.
    Précautions à prendre
    • En prise de décision collective, il doit se positionner avant tout comme quelqu'un qui crée de l'envie, du lien et de l'efficacité collective, plutôt que comme quelqu'un qui donne des ordres.

    Comment être plus efficace ?

    Être un leader de groupe décisionnel

    Être le " capitaine ", c'est comprendre son rôle au cours des différentes phases d'une décision.

    1. Phase de pré-décision

    • Planification de l'agenda et définition des ressources ; Invitation des participants ; Représentation de l'espace de décision et du rôle de chacun ; Compréhension de l'espace de décision ; Compréhension du processus de décision ; Création d'une représentation et d'un contexte partagé.

    2. Phase de décision

    • Étape de génération des solutions alternatives : Définition d'espaces publics et d'espaces privés ; Intégration des solutions dans le contexte.
    • Étape d'évaluation des solutions alternatives : Confrontation des solutions alternatives ; Aide à l'anticipation des impacts ; Support aux mouvements argumentatifs.
    • Étape de décision : Choix d'une solution ; Mise à jour de l'espace de décision ; Notification du plan d'action aux acteurs concernés ; Mise en place d'indicateurs de suivi.

    3. Phase de post-décision

    • Présentation de la solution ; Rapport de clôture du meeting ; Évaluation des impacts ; Mise à jour des bases de connaissances et de retour d'expériences.

    Le pilote accomplit ainsi un vaste ensemble de fonctions. Bostrom et Clawson (1993) en dénombrent seize : (1) Promouvoir un sens d'appartenance et de responsabilité ; (2) Manifester une auto-prise de conscience ; (3) Faire le choix et préparer la technologie ; (4) Écouter, clarifier et intégrer des informations ; (5) Développer et poser les bonnes questions ; (6) Maintenir le groupe concentré sur les résultats ; (7) Créer un confort avec l'aide de la technologie ; (8) Créer une atmosphère positive ouverte ; (9) Créer une harmonie et des relations personnelles ; (10) Présenter les informations au groupe ; (11) Démontrer une flexibilité ; (12) Planifier et développer des réunions ; (13) Gérer les conflits et les émotions négatives ; (14) Apprendre la technologie et ses capacités ; (15) Encourager et soutenir des perspectives multiples ; (16) Optimiser les échanges interindividuels.

    CAS D'ENTREPRISE : Le pilotage d'une réunion de décision

    Le pilotage d'une réunion de prise de décision collective peut être défini comme :

    • une assistance à la planification et à la conduite de réunions de prise de décision ;
    • l'art de guider le groupe vers les objectifs fixés ;
    • une méthode pour conduire les réunions de prise de décision collective en utilisant un facilitateur.

    Le pilote se concentre sur le processus et laisse le contenu (ce qui est décidé) aux participants à la réunion. Il est au service du groupe. Le pilotage est un processus dynamique qui implique aussi bien la gestion des relations humaines, les tâches et la technologie, que la structuration des tâches et la contribution à la réalisation efficace des objectifs.

    Ackermann et Eden (1996) soutiennent que le pilote aide le groupe à contribuer librement à la prise décision, à se concentrer sur la tâche, soutenir l'intérêt et la motivation pour la résolution du problème, reconsidérer l'avancement du processus décisionnel et à traiter les questions complexes.

    Jean-Marc Santi, Stéphane Mercier, Olivier Arnould