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La boîte à outils du Responsable communication 3e édition

Chapitre VIII : Le journal de bord

  • Retrouvez 6 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 28 févr. 2017
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La boîte à outils du Responsable communication 3e édition

10 chapitres / 60 fiches

LES RUBRIQUES DU JOURNAL DE BORD

En résumé

Le journal de bord recense les événements, les actions et l'actualité liés à la crise.

Ce document interne constitue une ressource incontournable pour analyser la gestion de la crise et prendre des mesures correctives.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le journal de bord garde trace de tous les événements internes et externes liés à une crise. Tous les faits y sont consignés, même ceux qui - dans le feu de l'action - peuvent paraître anodins (pas de pause déjeuner, point presse décalé d'une demi-heure, réseau informatique en panne à 18 h 30). L'objectif est de disposer d'un document exhaustif pour ensuite tirer les enseignements de la crise, évaluer les dysfonctionnements et valoriser les points forts.

Contexte

Dans l'urgence, il est difficile de prendre du recul. Tenir un journal de bord peut sembler fastidieux et superflu. Or, cette étape est incontournable si vous voulez améliorer vos procédures et envisager avec sérénité les autres crises qui peuvent survenir.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Définissez le sommaire et préparez les ressources. Inspirez-vous du modèle ci-contre. Identifiez les documents nécessaires, actualisez régulièrement.
  • Remplissez scrupuleusement le journal de bord. Soyez à l'affût de tous les événements. Notez tout ce qui se passe de façon chronologique dans le journal de la crise. Par exemple : 5 h 30 : explosion du site d'Orléans ; 5 h 40 : Sylvie, l'attachée de presse est alertée par le responsable de la production ; 5 h 50 : une vidéo de l'explosion est mise en ligne sur Twitter ; 6 heures : flash info sur RTL : l'explosion du site d'Orléans fait l'ouverture du journal ; 6 h 15 : mobilisation de la cellule de crise (Sylvie alerte tous les membres par téléphone) ; 6 h 30 : Benoît, Marie et Sylvie ouvrent les bureaux et démarrent le dispositif de crise ; 6 h 45 : rédaction d'un premier communiqué de presse.
  • Analysez. Le journal de bord comporte des ressources précieuses pour analyser les phénomènes d'amplification de la crise, identifier l'impact des interventions... Et mesurer les retombées dans la presse (nombre d'articles ou de commentaires positifs ou négatifs, durée de la crise médiatique, évolution des messages au fil de la crise). Faites part de vos conclusions aux membres de la cellule de crise pour envisager les suites (actualisation du plan de communication, modification des membres de la cellule de crise ou des porte-parole, planification d'exercices de simulation, media-training).
  • Archivez. À la fin de la crise, stockez le document dans un lieu accessible à tout moment en cas de nouvelle crise (armoire, site fantôme).

Méthodologie et conseils

Laissez du temps à la personne en charge de tenir le journal de bord. Sa mission est tout aussi importante que celles des autres membres de la cellule de crise.

Avantage
  • Le journal de bord constitue la mémoire de la crise. Vous pouvez vous consacrer à répondre aux urgences, tout en sachant que les ressources nécessaires sont disponibles à tout moment pour valider un message, enrichir un argumentaire, se référer aux procédures ou aux décisions antérieures.
Précautions à prendre
  • Désignez un seul responsable du journal. En nommant deux ou trois responsables, vous vous exposez au risque d'oubli. Dans le feu de l'action, chacun pensera que son collègue a consigné tel ou tel événement.
  • Tenez le journal en un seul exemplaire. En multipliant les supports, vous risquez, en effet, de perdre des documents et de ne pas disposer d'un document de référence fiable.

Bernadette JÉZÉQUEL, Philippe GÉRARD