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Choisir le lieu propice à son événement

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Choisir le lieu propice à son événement

L'organisation d'un séminaire ou d'un événement d'entreprise ne s'improvise pas. Pour trouver le lieu idéal et faire de l'opération un succès, de nombreux critères doivent être passés en revue. Retour sur les notions clés qui permettent de trouver chaussure à son pied.

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Entre le profil des invités, le contexte, les objectifs, les enjeux et les bénéfices attendus, les interrogations ne manquent pas lorsqu'il s'agit de trouver le lieu idéal pour son séminaire ou séjour d'entreprise. " Pour identifier au mieux les sites pertinents, l'organisateur doit d'abord clarifier les motivations à l'origine de la volonté de se réunir ", souligne Nicolas Dubois, directeur commercial en charge du développement et associé au sein d'Hôtel & Préférence. S'agit-il de mieux se connaître, de convaincre des collaborateurs quant à la conduite d'un projet, d'annoncer une nouveauté importante, de récompenser des distributeurs, de féliciter des partenaires, de séduire des clients ? " Il existe de multiples raisons dans ce type de démarche. Leur nature va bien évidemment orienter le choix du lieu dont les atouts peuvent être plus ou moins souhaitables pour la situation ", poursuit-il.

" Le positionnement de l'entreprise, son environnement, la culture dans laquelle elle évolue doivent également transparaître dans le séminaire ou le séjour en question. Son image, les notions qui forgent son identité ne doivent pas être négligées ", confie Nicolas Dubois. Le lieu sélectionné a lui aussi une image propre. Mais est-elle en adéquation avec celle de l'entreprise ?

Le dirigeant attire également l'attention sur les animations que permet le site retenu et auxquelles de plus en plus d'entreprises sont attentives : " elles ont besoin d'un certain renouveau. Bon nombre de sociétés veulent aujourd'hui prévoir un moment privilégié lors d'un événement pour créer des liens, partager un temps fort. Il peut s'agir d'un parcours de golf, d'une sortie culturelle sur une thématique particulière, d'une dégustation de vin, de la visite d'un musée. Le lieu doit alors rendre les choses possibles, être en accord avec ses choix. " Si l'objectif est de fédérer, les choix pourront se tourner vers des activités d'incentive plus toniques, réalisées en petits groupes, en nommant un capitaine par exemple, pour faire passer des notions de management.

Autre élément essentiel : le stade de développement auquel se trouve l'entreprise. Est-elle une jeune structure au succès flamboyant ? Est-elle en situation de restructuration, de fusion, d'acquisition ? Là encore, le contexte a son importance quant au choix du lieu qui peut être plus ou moins prestigieux, discret. Un mauvais choix peut non seulement faire perdre les retombées espérées pour l'événement, mais même être interprété à mauvais escient et générer des réactions négatives.

Nicolas Dubois souligne par ailleurs la " tendance croissante des entreprises à se tourner vers de l'hôtellerie haut de gamme sans forcément privilégier des palaces. Les restrictions économiques, la nécessité de réduire le coût des séminaires orientent les choix différemment. "

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