Novartis CP : le décisionnel au service de l'opérationnel

«Auparavant, lorsque je souhaitais obtenir des informations sur mon marché, l'accès traditionnel passait par des listings statistiques plus ou moins digestes. L'information existait, mais son accès ou encore l'interprétation des résultats étaient difficiles à maîtriser », explique Philippe Gall, District Manager chez Novartis Crop Protection AG, une société commercialisant des produits et des services autour de la protection des plantes. C'était avant l'implémentation du logiciel d'aide à la décision Board, édité par la société Orenburg et distribué en France par DFL. Il disposait d'une édition hebdomadaire de ses résultats. Mais, lorsqu'il désirait une information ad hoc, correspondant à une demande précise, il lui fallait prendre contact avec la direction informatique ou encore le directeur des ventes. « On pouvait disposer de l'information, ajoute Philippe Gall, mais elle était partielle et différée dans le temps. »

Base de données multidimensionnelle

Board est un outil d'analyse et de simulation. Il permet de répondre aux questions que l'on peut se poser dans une entreprise. Questions portant sur le budget, les consolidations, la conversion de devises, le contrôle de gestion, l'analyse du marché, les fusions et acquisitions d'entreprises. « Board est né il y a dix ans. Ce sont des consultants en management d'entreprise, des non-informaticiens, qui en ont établi le cahier des charges. » Jean-Jacques Dorn, directeur de la division Informatique décisionnelle chez DFL définit ainsi le processus qui a présidé à l'élaboration de ce logiciel. Il est composé de deux environnements. Le moteur, une base de données multidimensionnelle, qui reste invisible à l'utilisateur, et une “coquille”, ou capsule, la partie visible à l'utilisateur, destinée à construire les modèles. La BDD fonctionne “de bas en haut à hiérarchie parallèle”. Concrètement, l'utilisateur définit le niveau le plus fin des données - client, produit, mois ou jour - et, à partir de là, l'analyse remonte. Du produit à la famille, ou encore, on regroupe les clients par ville, par pays, les vendeurs par responsables de secteurs, et ainsi de suite. « Un indicateur sur les ventes sera animé, montrant les évolutions mois par mois, précise Jean-Jacques Dorn. Cela permet de voir l'information se déplacer dans le temps. » Les simulations peuvent être très élaborées, le logiciel permettant de générer et de construire des données. Ainsi, lors de la construction d'une simulation budgétaire, on pourra varier les points de vue, par CA ou encore par pourcentage.

Société virtuelle

Board a été implanté chez Novartis CP à partir de 1993. Il l'a d'abord été dans le système d'informations de la filiale italienne du groupe, afin de piloter les fonctions commerciales et le contrôle de gestion. Il a progressivement été étendu à d'autres fonctions d'autres secteurs du groupe, la pharmacie par exemple, et a été adopté pour la région Europe comme standard global de l'entreprise. « Grâce à son interfaçage avec la base de données de l'entreprise, Board me permet d'avoir un accès direct à l'information. Une information personnalisée et variable sur laquelle on peut intervenir, précise Philippe Gall. Fini les listings en papier. A l'écran, en moins de deux minutes, je peux avoir les données sur les ventes de produits en Allemagne, par client, avec un historique de cinq ans et, si je veux avoir une présentation par régions du même pays, la transformation est instantanée. Je navigue réellement dans la base de données. » Philippe Gall met également en avant la rapidité d'implantation du système, mis en place en quatre à six semaines chez Novartis CP. Board peut également intégrer des données externes, type panels de consommateurs afin de calculer des parts de marché. Il a permis, entre autres, de gérer la fusion des entreprises Ciba et Sandoz qui ont donné naissance au groupe Novartis. « Les deux bases de données ont été consolidées. Et nous avons pu recréer une société unique virtuelle, avec un historique de cinq ans, Novartis, avant qu'elle existe », précise Philippe Gall. Permettant, notamment, de comparer les conditions commerciales des clients communs à Ciba et Sandoz. Pour lui, l'utilisation de Board a été un des facteurs dans la réussite de la fusion. Ce logiciel sert également à automatiser les procédures d'achats de produits à partir des statistiques de ventes des années précédentes. L'outil décisionnel fait désormais partie de la gestion quotidienne des affaires. Mais son plus grand apport, c'est sans doute de permettre de découvrir des logiques de business auxquelles il était impossible d'avoir accès auparavant.

BOARD : CARTE DE VISITE

Nom : Board Management Intelligence Toolkit. Fonction : outil d'analyse et de simulation. Plates-formes : Windows 95, 98 et NT. Points forts : combinaison des principes EIS, Execution Information System, DSS, Decision Support Systems et OLAP, Online Analysis Processes, en un seul environnement. A la clé : rapidité de conception, de traitement des données et simplicité de développement sans programmation. Architecture : import de données des archives traditionnelles ainsi que des données production et de données externes. Fichiers ASCII et sources ODBC. Base de données multidimensionnelle intégrée, capsules d'applications. Distributeur : DFL division Informatique Décisionnelle.