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Un code de bonne conduite face aux fichiers

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Le Code de déontologie définit les obligations réciproques des propriétaires des fichiers, des courtiers, des prestataires informatiques et des donneurs d'ordres lors des opérations de traitement des fichiers.

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Le Syndicat national de la communication directe (SNCD) a mis au point un Code de déontologie pour le traitement et l'utilisation de données à caractère personnel ou professionnel lors des opérations commerciales et marketing direct. Ce Code contient des règles d'autodiscipline et d'usage, que les professionnels signataires vont respecter dans leurs opérations. Dans le cadre de ce Code, les propriétaires des fichiers s'engagent à vérifier la nature de l'offre commerciale avant accord sur la mise à disposition du fichier et à refuser toute segmentation portant sur des données sensibles. Ils garantiront la confidentialité du stockage et la sécurité du site et du transport de données grâce au cryptage et au suivi des colis postaux. Les propriétaires mettront le fichier à disposition dans le cadre d'une extrapolation suite à un test effectué dans les 12 mois précédant la demande, informeront du contenu et de la qualité du fichier par rapport aux normes postales et spécifieront les conditions et la limite au-delà de laquelle les NPAI sont remboursés.

Courtiers et annonceurs, un engagement commun


Les courtiers et les annonceurs, de leur côté, prennent l'engagement de se faire communiquer le numéro d'enregistrement du fichier à la Cnil avant toute mise en oeuvre et d'informer le propriétaire de la nature de l'offre commerciale afin qu'il puisse, le cas échéant, refuser la mise à disposition du fichier. Au stade de l'entretien du fichier, ils vont demander un accord du propriétaire avant toute opération de transformation de l'information d'origine et du traitement de l'adresse, ainsi que pour toute conservation de données. Après l'opération, ils vont informer le propriétaire du taux de NPAI constaté et inviteront l'annonceur à mettre en oeuvre les moyens permettant au propriétaire d'éliminer les NPAI de son fichier. Ils transmettront au propriétaire la liste des personnes ayant demandé à être radiées du fichier. Les prestataires signataires du Code s'engagent à réaliser les sauvegardes nécessaires à la reconstitution de la base en cas de sinistre. A priori aucune copie même partielle des fichiers confiés, ni aucune trace des adresses traitées ne devront être conservées au-delà d'un délai de sécurité fixé à trois mois maximum à compter de la date du dernier dépôt Poste ou de la livraison chez un autre opérateur pour les opérations sans routage postal. Cependant, les copies conservées dans le cadre d'une sauvegarde générale sont exclues de cette obligation. Le donneur d'ordres peut, de son côté, vérifier la qualité des données et constater les anomalies détectées par la restructuration d'adresses et la validation postale, consulter les listes ou les fichiers exploitables, voire contrôler les listes de doublons détectés dans le cadre d'une déduplication. Mais la déduplication ne doit pas donner lieu à l'enrichissement des adresses ou des fichiers des partenaires par des données provenant d'un autre fichier ou par des données issues de l'opération de confrontation. L'ensemble des engagements réciproques des signataires du Code de déontologie du SNCD est disponible à l'adresse www.sncd.org.

Alexis Nekrassov

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