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Soigner les goulets d'étranglement

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Chaque mailing comporte ses virages difficiles. Pour limiter les risques de dérapage, mieux vaut les repérer dès la construction du rétroplanning.

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Voici, étape par étape, les causes les plus fréquentes de tracas et comment les éviter :

1) Une création interminable.


- La transmission des informations techniques sur les nouveaux produits, comme la multiplication des avis de dernier moment, constituent un motif majeur de retard. - Autre motif : pourtant déjà consultés en temps et en heure, les différents interlocuteurs en interne insistent pour intégrer des "améliorations". - Troisième source de dérapage, elle, difficilement contrôlable : pour les métiers de la finance et l'assurance, il faut parfois attendre le passage d'une loi fiscale ou des autorisations légales pour les produits. Conseil : mettre en place des circuits de décision clairs (qui décide, dans quels délais impératifs) et former ses interlocuteurs à la chaîne graphique (on ne modifie pas un texte au stade des films !)

2) Les fichiers : secteur à haut risque


- Attention à la tentation de différer la livraison des fichiers pour avoir les adresses les plus fraîches possibles. C'est souvent du temps "volé" à la déduplication et donc à la qualité des adresses - Les délais impartis au traitement informatique ont tendance à s'allonger. Pourquoi ? « Parce que l'on utilise un nombre croissant de fichiers, qui ont chacun un format différent et que l'on cible de plus en plus finement », répond Danielle Piel, responsable du marketing direct de Notre Temps. Autre conséquence, la multiplication du nombre de fichiers accroît les risques de retard de livraison et d'erreurs de sélection. - « La déduplication fait perdre environ 20 % des adresses », estime Marie Teixeira, courtier en fichiers. Mais il arrive que les quantités obtenues soient assez différentes des volumes imprimés. Une situation courante dans les nouveaux business, pour lesquels on tâtonne dans le choix des fichiers. Si l'on a trop d'adresses, on affine la sélection. Mais s'il en manque, mieux avoir prévu des fichiers-tiroirs - Le déduplicateur et/ou le personnalisateur reçoivent des fichiers non conformes. « L'idéal est de prévoir une livraison des fichiers 15 jours en avance au personnalisateur pour qu'il s'assure que le fichier correspond au cahier des charges », conseille Olivier Abel, directeur de clientèle chez Rapp et Collins.

3) L'impression et la personnalisation : à verrouiller


« On perd souvent du temps au calage quand on s'aperçoit qu'il manque de la couleur sur les films, qu'il n'y a pas assez de fond perdu », observe Danielle Piel. A ce stade, soit il est possible de "bidouiller", soit on refait les films. L'idéal est, en amont, de préparer les films en fonction de l'imprimeur auquel on confiera le travail. Prévoyez les bonnes quantités de papier, car une pénurie retardera immanquablement la chaîne. Surtout s'il faut qu'il "repose" avant d'être imprimé. Autres points à surveiller : les dérapages sur les enveloppes (trop de blanc sur les pattes) et l'adressage sur les paravents personnalisés.

4) Le routage subit la pression de toute la chaîne


En bout de chaîne, le routeur doit souvent compenser le retard pris. D'où l'importance de choisir un prestataire souple et doté d'une grande capacité de traitement. Même si on arrive "hors délai". Détail pratique au stade du routage, comme à chaque étape de la chaîne, être vigilant aux délais liés aux heures d'ouverture des différents prestataires pour les livraisons. Un quart d'heure de retard le soir, peut faire perdre 12 heures de mise sous pli

5) La Poste :


les délais d'acheminement varient selon les tarifs. D'une semaine pour le TS3 à 24 heures pour le tarif urgent en passant à 3-4 jours en Ecopli. Une solution : changer de tarif pour rattraper le temps perdu. Un luxe d'annonceur riche !

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