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Planifiez vos opérations MD

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Pour mener à bien vos opérations MD, voici un outil utilisé par les logisticiens pour “ordonnancer” les différentes tâches d'un mailing : le diagramme de Gantt. Souvent utilisée de manière empirique, cette représentation graphique ne vous est certainement pas inconnue. Ce sont plutôt les étapes intermédiaires de sa construction qui le sont…

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Après avoir choisi la cible et les arguments de l'offre, vous concevez et faites imprimer les documents (lettre, dépliant, coupon-réponse), tandis que vous recherchez les bons fichiers et les téléactrices qui effectueront la relance téléphonique de prise de rendez-vous.

Question : Comment évaluer le délai de chaque tâche ?


Réponse : L'estimation du nombre de jours est le résultat de l'observation de vos opérations antérieures et du délai indiqué dans le devis de vos prestataires. Pour en assurer la bonne tenue, faites-en une donnée contractuelle, lors de votre passation de commande.

Question : Comment déterminer l'articulation des tâches entre elles ?


Réponse : Prenez en compte celles qui peuvent avoir lieu simultanément (il n'est pas nécessaire d'avoir imprimé le mailing pour commencer à rechercher les fichiers), et celles qui doivent obligatoirement être menées successivement (pour dédupliquer les fichiers, il faut d'abord les louer). Pour chaque tâche, posez-vous la question suivante : “Quelle(s) tâche(s) doit (doivent) être terminée(s) juste avant de commencer celle-ci ?”. • A n'a pas d'antécédent ; • B a pour antécédent A : avant d'argumenter, mieux vaut savoir à qui l'on s'adresse ! ; • C a pour antécédent B. En fait, A aussi est un antécédent de C, mais nous nous intéressons uniquement aux tâches qui doivent être terminées juste avant celle sur laquelle nous nous penchons. • F n'a pas d'antécédent : s'il s'agit de véritables téléactrices professionnelles, vous n'avez pas besoin d'avoir conçu votre argumentaire téléphonique avant de faire paraître votre annonce de recrutement. • Quant à J, pour pouvoir expédier le mailing, encore faut-il l'avoir imprimé et disposer des fichiers ! Les tâches D et I doivent donc être terminées au préalable.

Question : Quelle est la représentation graphique la plus parlante ?


Réponse : La manière la plus simple, avec un tableur, consiste à représenter les jours ouvrés en colonne, sans tenir compte des week-ends et, en ligne, à indiquer l'intitulé ou la lettre des différentes tâches. Puis vous affectez un fond coloré aux cases correspondantes pour symboliser la durée de chaque tâche. Les tâches G et J sont positionnées - repoussées - de façon à tenir compte de la fin de leurs antécédents respectifs (E et F pour G, D et I pour J). Le diagramme de Gantt permet d'optimiser la durée d'une opération : l'addition simpliste des durées de toutes les tâches aurait amené à un total de 70 jours, alors que le schéma montre qu'elle n'en prendra que 33 si vous tenez compte de la simultanéité de certaines d'entre elles…

Xavier Lucron Conseil et formateur en marketing

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