Ordonnancez vos tâches !

Imaginons que votre prochaine opération soit à base d'un mailing suivi d'une relance téléphonique, dont les principales étapes sont les suivantes : A : Choix et définition de la cible B : Recherche des axes d'argumentation C : Conception des éléments du mailing D : Impression des éléments du mailing E : Conception de l'argumentaire des téléactrices F : Recrutement des téléactrices G : Formation des téléactrices à l'opération H : Location des fichiers I : Déduplication des fichiers J : Routage + acheminement postal. Vous voulez planifier la date de commencement de chaque phase, grâce au diagramme de Gantt. Sa construction se résume en trois points : 1) Vous devez d'abord estimer la durée de chacune. 2) Puis prendre en compte celles qui peuvent avoir lieu en même temps (il n'est pas nécessaire d'avoir imprimé le mailing pour commencer à rechercher les fichiers), et celles qui doivent obligatoirement être menées successivement (pour dédupliquer les fichiers, il faut d'abord les louer). 3) Enfin, vous représentez graphiquement la durée de chaque tâche en tenant compte des contraintes du point précédent. Question 1 : Comment allez-vous déterminer le délai que nécessite chaque tâche ? Question 2 : Quelles tâches peuvent avoir lieu simultanément ? Quelles tâches doivent être menées successivement ? Question 3 : Comment représenter graphiquement ces contraintes ?

Les réponses

Le délai de chaque tâche

Il s'agit ici de jours ouvrés. L'estimation du nombre de jours ouvrés est le résultat de l'observation des pratiques précédentes et du délai indiqué dans le devis de vos prestataires. Pour en assurer la bonne tenue, faites-en une donnée contractuelle, lors de votre commande. Dans notre exemple, les durées suivantes auraient pu être retenues : A : 5 jours B : 3 jours C : 10 jours D : 5 jours E : 7 jours F : 15 jours G : 2 jours H : 9 jours I : 2 jours J : 10 jours

La successivité et la simultanéité des tâches

Le raisonnement à mener est simple : quel est le ou les antécédents de chaque tâche ? Quelle(s) tâche(s) doit (doivent) être terminée(s) juste avant de commencer la tâche D, par exemple ? En l'occurrence, la réponse est C. Reprenons les tâches dans l'ordre : A n'a pas d'antécédent ; B a pour antécédent A : avant d'argumenter, mieux vaut savoir à qui l'on s'adresse ! ; C a pour antécédent B. En fait, A aussi est un antécédent de C, mais nous nous intéressons uniquement aux tâches qui doivent être terminées juste avant celle sur laquelle nous nous penchons. D a pour antécédent C. E a pour antécédent A. F n'a pas d'antécédent : s'il s'agit de véritables téléactrices professionnelles, vous n'avez pas besoin d'avoir conçu votre argumentaire téléphonique avant de faire paraître votre annonce de recrutement. G a pour antécédents E et F. H a pour antécédent A. I a pour antécédent H. J a pour antécédent D et I.

La représentation graphique

La manière la plus simple, avec un tableur, Excel de Microsoft ou 1.2.3 de Lotus, par exemple, consiste à représenter les jours ouvrés en colonne, sans tenir compte des week-ends et, en ligne, à indiquer l'intitulé ou la lettre des différentes tâches. Puis vous affectez un fond coloré aux cases correspondantes pour symboliser la durée de chaque tâche (cf. schéma). Les tâches G et J sont positionnées de façon à tenir compte de la fin de leurs antécédents respectifs (E et F pour G, D et I pour J). Le diagramme de Gantt permet ainsi d'optimiser la durée d'une opération. En effet, l'addition simpliste des durées de toutes les tâches aurait amené à un total de 68 jours, alors que le schéma montre qu'elle n'en prendra que 33 si vous tenez compte de la simultanéité de certaines. Enfin, l'exemple choisi ici est simplifié à dessein, pour sa valeur pédagogique ; l'outil acquiert toute sa valeur dès lors que vous entrez dans le détail des différentes tâches et sous-tâches, qui peuvent se monter à plusieurs dizaines, voire centaines. Dans ce dernier cas, investissez dans un logiciel spécialisé de gestion de projets, comme Project de Microsoft, SuperProject de Computer Associates ou bien PSN...