Ordonnancez vos tâches !
Pour planifier vos opérations de marketing direct, voici un outil utilisé par les logisticiens pour "ordonnancer" les différentes tâches qui constituent leurs projets : le diagramme de Gantt. Souvent utilisée de manière empirique, cette représentation graphique ne vous est certainement pas inconnue. Ce sont plutôt les étapes intermédiaires de sa construction que ses utilisateurs méconnaissent.
À LIRE AUSSI
- Planifier une opération de mailing
- Planning : 10 conseils pour réussir sur toute la chaîne
- Opinions
- Opinions
- Opinions
- Opinions
- Opinions
- Opinions
- Le timing bien réglé de Robeco
- Le planning européen d'Europcar : l'art du jonglage
- La prudence programmée d'AOL France
- Le fulfillment, grand oublié du planning
- Soigner les goulets d'étranglement
Imaginons que votre prochaine opération soit à base d'un mailing suivi
d'une relance téléphonique, dont les principales étapes sont les suivantes : A
: Choix et définition de la cible B : Recherche des axes d'argumentation C :
Conception des éléments du mailing D : Impression des éléments du mailing E :
Conception de l'argumentaire des téléactrices F : Recrutement des téléactrices
G : Formation des téléactrices à l'opération H : Location des fichiers I :
Déduplication des fichiers J : Routage + acheminement postal. Vous voulez
planifier la date de commencement de chaque phase, grâce au diagramme de Gantt.
Sa construction se résume en trois points : 1) Vous devez d'abord estimer la
durée de chacune. 2) Puis prendre en compte celles qui peuvent avoir lieu en
même temps (il n'est pas nécessaire d'avoir imprimé le mailing pour commencer à
rechercher les fichiers), et celles qui doivent obligatoirement être menées
successivement (pour dédupliquer les fichiers, il faut d'abord les louer). 3)
Enfin, vous représentez graphiquement la durée de chaque tâche en tenant compte
des contraintes du point précédent. Question 1 : Comment allez-vous déterminer
le délai que nécessite chaque tâche ? Question 2 : Quelles tâches peuvent avoir
lieu simultanément ? Quelles tâches doivent être menées successivement ?
Question 3 : Comment représenter graphiquement ces contraintes ?
Les réponses
Le délai de chaque tâche
Il s'agit ici de jours ouvrés. L'estimation du nombre de
jours ouvrés est le résultat de l'observation des pratiques précédentes et du
délai indiqué dans le devis de vos prestataires. Pour en assurer la bonne
tenue, faites-en une donnée contractuelle, lors de votre commande. Dans notre
exemple, les durées suivantes auraient pu être retenues : A : 5 jours B : 3
jours C : 10 jours D : 5 jours E : 7 jours F : 15 jours G : 2 jours H : 9 jours
I : 2 jours J : 10 jours
La successivité et la simultanéité des tâches
Le raisonnement à mener est simple : quel est le ou les
antécédents de chaque tâche ? Quelle(s) tâche(s) doit (doivent) être
terminée(s) juste avant de commencer la tâche D, par exemple ? En l'occurrence,
la réponse est C. Reprenons les tâches dans l'ordre : A n'a pas d'antécédent ;
B a pour antécédent A : avant d'argumenter, mieux vaut savoir à qui l'on
s'adresse ! ; C a pour antécédent B. En fait, A aussi est un antécédent de C,
mais nous nous intéressons uniquement aux tâches qui doivent être terminées
juste avant celle sur laquelle nous nous penchons. D a pour antécédent C. E a
pour antécédent A. F n'a pas d'antécédent : s'il s'agit de véritables
téléactrices professionnelles, vous n'avez pas besoin d'avoir conçu votre
argumentaire téléphonique avant de faire paraître votre annonce de recrutement.
G a pour antécédents E et F. H a pour antécédent A. I a pour antécédent H. J a
pour antécédent D et I.
La représentation graphique
La manière la plus simple, avec un tableur, Excel de Microsoft ou 1.2.3 de
Lotus, par exemple, consiste à représenter les jours ouvrés en colonne, sans
tenir compte des week-ends et, en ligne, à indiquer l'intitulé ou la lettre des
différentes tâches. Puis vous affectez un fond coloré aux cases correspondantes
pour symboliser la durée de chaque tâche (cf. schéma). Les tâches G et J sont
positionnées de façon à tenir compte de la fin de leurs antécédents respectifs
(E et F pour G, D et I pour J). Le diagramme de Gantt permet ainsi d'optimiser
la durée d'une opération. En effet, l'addition simpliste des durées de toutes
les tâches aurait amené à un total de 68 jours, alors que le schéma montre
qu'elle n'en prendra que 33 si vous tenez compte de la simultanéité de
certaines. Enfin, l'exemple choisi ici est simplifié à dessein, pour sa valeur
pédagogique ; l'outil acquiert toute sa valeur dès lors que vous entrez dans le
détail des différentes tâches et sous-tâches, qui peuvent se monter à plusieurs
dizaines, voire centaines. Dans ce dernier cas, investissez dans un logiciel
spécialisé de gestion de projets, comme Project de Microsoft, SuperProject de
Computer Associates ou bien PSN...
Pub
La rédaction vous recommande

Comment alimenter vos commerciaux en leads qualifiés grâce aux données ?
Par Kompass
Les donnees constituent aujourdhui un precieux combustible pour le developpement des entreprises Ce carburant peut vous ouvrir de nouveaux horizons [...]
Méthodologie
Sur le même sujet

"Start up your brand": c'est parti pour la deuxième édition!
Par La rédaction
L'Union des annonceurs lance un appel à candidatures pour la deuxième promotion de son programme "Start up your brand", destiné aux start-ups [...]

Samsung, Airbus, Yves Rocher, Google, Sephora et Xavier Niel grands vainqueurs des Trophées de la réputation 2018
Par Amélie Riberolle
Les Trophées de la réputation, qui récompensent chaque année les lauréats du baromètre Publicis Reputation réalisé par Vivavoice pour Syntec [...]

L'Adetem lance son premier club des décideurs marketing de l'enseignement supérieur
Par La rédaction
L'Adetem, réseau de professionnels français du marketing, lance le premier club des décideurs marketing et digital de l'enseignement supérieur. [...]
