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Les fichiers B to B et la loi

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Les dispositions légales s'appliquent à tout fichier d'adresses professionnelles dès lors qu'il est renseigné avec des informations relatives à des personnes physiques.

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Le cadre juridique propre à la commercialisation et à la circulation d'informations à caractère personnel sur les personnes physiques est connu. Il repose sur trois textes pivots que sont la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, la convention du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes, la directive européenne du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques (modification de certaines dispositions de la loi du 6 janvier 1978). Mais les dispositions générales posées par ce contexte légal s'appliquent-elles aux fichiers B to B ? A cet égard, l'article 4 de la loi du 6 janvier 1978 précise que "sont réputées nominatives au sens de la présente loi les informations qui permettent, sous quelque forme que ce soit, directement ou non, l'identification des personnes physiques auxquelles elles s'appliquent". De son côté, la directive européenne du 24 octobre 1995 comprend comme information à dimension personnelle "toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable". Quant à la Cnil, elle considère que le droit d'accès aux données personnelles concerne les personnes physiques, y compris les représentants légaux des entreprises dès lors que leur nom est cité dans un fichier. En conséquence, un fichier de raisons sociales pures sort du champ d'application de la loi Informatique et Libertés ; en revanche, tout fichier de personnes morales comprenant des noms de personnes physiques est concerné par cette loi.

1) DÉCLARATIONS MODIFICATIVES


Un fichier digne de ce nom est une matière "vivante", régulièrement nettoyée, enrichie, croisée avec d'autres informations. Un fichier est également une source d'informations destinées à la circulation et à la commercialisation sous forme de location ou d'acquisition définitive. Un propriétaire d'adresses ne doit pas se contenter d'une déclaration auprès de la Cnil. Pour enrichir sa base clients, il devra régulièrement procéder à des locations ou échanges d'adresses. Il devra en conséquence en informer la Cnil via une déclaration modificative. La loi prévoit en effet l'obligation de mentionner auprès de la Commission toute modification apportée à un fichier, dès lors que celle-ci n'est pas notifiée lors de la première déclaration effectuée (ce qui est très communément le cas).

2) CONTRAT DE LOCATION


Tout échange ou location d'adresses doit faire l'objet d'un contrat écrit, qui mentionne au minimum : - Le nombre d'adresses commandées ; la récence des adresses (actifs moins de six mois, actifs six à douze mois, etc.) ; les critères de segmentation demandés ; les délais de mise à disposition ; l'assurance que ces adresses sont aux normes postales ; la nature du message qui sera envoyé ; le taux de NPAI au-delà duquel un dédommagement est prévu ; le numéro de déclaration du traitement à la Cnil avec copie du récépissé de la Commission ; le format informatique demandé (ou étiquettes Cheshire) ; la déduplication ou personnalisation prévue ; l'utilisation pour la seule opération concernée (ou autres modalités) ; les éventuelles réserves à la location (nature du message, promotions...) ; le prix convenu et les modalités de paiement. Source : Le Guide juridique du marketing direct, Editions d'Organisation.

3) ADRESSES PIÈGES


En prévention du piratage d'un fichier, à savoir de son exploitation hors normes spécifiées par contrat écrit (utilisations multiples, ou par un acteur non autorisé), le propriétaire du fichier doit intégrer dans ses adresses un certain nombre d'adresses pièges, qui serviront de preuves en cas d'utilisation abusive. Ces adresses pièges doivent être identifiées, c'est-à-dire authentifiées par un huissier de justice.

4) CIRCULATION TRANSFRONTALIÈRE


Le législateur français, pas plus que la directive européenne, ne s'opposent à la circulation de fichiers d'un pays à l'autre, dès lors que la protection de la vie privée bénéficie des mêmes garanties dans les deux zones d'échange. Dans le cas contraire, la Cnil peut exiger des garanties spécifiques. Quant au transfert de données impliquant un pays non membre de l'Union européenne, il est soumis aux dispositions de la directive européenne qui interdit toute circulation si le pays tiers n'assure pas un niveau de protection adéquat (article 25). Dans tous les cas, toute location ou achat d'adresses à l'étranger doit être déclaré à la Cnil.

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