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L'intelligence sur toute la ligne

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Traitées manuellement hier, les opérations de mise sous pli, d'adressage, de pesage ou d'affranchissement sont de plus en plus automatisées même pour de petits volumes de courrier. La chaîne du traitement du courrier rejoint l'univers bureautique. Elle gagne en productivité, vise le zéro défaut et permet des ciblages de plus en plus fins.

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Le marketing électronique ne détrônera pas l'usage du papier. Le développement du commerce électronique génère un flux encore plus important de lettres et de colis, et le chiffre d'affaires courrier de La Poste, 64,1 milliards de francs, a enregistré pour la deuxième année consécutive une progression supérieure à 3 % (+ 4,2 %) en 1999. Cette hausse est largement portée par les entreprises, qui émettent désormais 90 % du courrier dont 65 % destinés aux particuliers. Le courrier de gestion, fabriqué de façon industrielle par de grands clients (banques, assurances...) ou des intermédiaires (laséristes, routeurs...), est également en fort développement et représente 40 % du chiffre d'affaires courrier en 1999 : les envois de factures et de relevés au domicile des clients deviennent des outils de fidélisation. On y joint des offres promotionnelles, publicitaires...











Un développement du marché qui ne peut se faire sans l'arrivée de nouvelles machines de traitement du courrier de plus en plus performantes, rapides, intelligentes. Aujourd'hui, le matériel de mise sous pli automatique est capable de sélectionner les prospectus ou les dépliants qui correspondent aux besoins des consommateurs, en fonction de leur profil, de les glisser à un ou plusieurs exemplaires dans une même enveloppe. Les machines à affranchir personnalisent les flammes publicitaires, se connectent à des PC et seront bientôt des "MAI" ou machines à affranchir intelligentes (voir en page 80). Le client peut suivre à la trace la préparation de ses mailings en se connectant sur le serveur internet de son routeur. Un nouveau concept d'environnement du traitement du document et du courrier entièrement automatisé, le concept "ADF" (Automatic Document Factory) est en train de se mettre en place. Une stratégie qui doit répondre à plusieurs objectifs : profiter de toutes les occasions pour communiquer de manière individualisée avec son client, éviter les ruptures dans le traitement du courrier et toute erreur dans l'envoi de messages, gagner en productivité et maîtriser ses coûts. Pour aller dans ce sens, les fabricants de machines innovent sous l'impulsion de leurs départements recherche & développement, intègrent des logiciels de suivi et de certification des envois dans leurs outils. On se dirige vers l'alternance des messages ("alternative messaging"), comme l'explique Rémy Mahr, directeur commercial et marketing de Bell& Howell : « Nous pouvons aujourd'hui répondre à des clients qui veulent des outils qui s'interfaçent avec leurs systèmes d'informations pour envoyer des extraits de compte avec des messages marketing, par exemple, tout en certifiant la pérennité des envois.

Corinne Grapton (Pitney Bowes)

: "Nos outils permettent de connaître précisément ce qui a été affranchi, pour quel montant et où".








Demain, nous pourrons faire parvenir des messages selon les désirs des clients : par voie électronique pour l'un, par fax ou par courrier pour un autre. Ce système de dématérialisation de documents existe déjà aux Etats-Unis. Un consommateur peut consulter une facture sur le Web et peut la recevoir par voie postale en cliquant sur un bouton. » Toutes les étapes du traitement du courrier profitent aujourd'hui de l'arrivée des nouvelles technologies.

Mise sous pli et insertion de documents : davantage de flexibilité


Un contrôle plus affiné et une productivité accrue. Grâce aux systèmes de lecture optique de documents (OCR pour la reconnaissance par caractère optique et OMR pour la reconnaissance par marque optique), les machines de mise sous pli détectent les erreurs et évitent les ruptures de chaîne. A cela vient s'ajouter une plus grande souplesse d'utilisation. « Les appareils que l'on propose sont de plus en plus intuitifs, constate Gilles Nauche, directeur du marketing de Secap, qui fabrique ces équipements depuis 1994. L'ergonomie est soignée. Il n'y a plus besoin de formation. Les machines deviennent aussi simples à utiliser qu'un copieur. On peut enregistrer les formats les plus répandus - une feuille de salaire, par exemple -, et il suffit d'appuyer sur le menu "démarrer". » Secap a notamment lancé la SI5000, une des premières inséreuses bureautiques pour des grands formats et l'envoi de brochures et de catalogues. « C'est un matériel orienté marketing direct qui insère à plat, précise Gille Nauche. Il répond à des besoins de productivité et ne nécessite pas de compétences particulières. » La machine est dotée d'un système de lecture optique sécurisé pour traiter le courrier, dont le contenu varie d'un destinataire à l'autre, et peut traiter jusqu'à 2000 plis à l'heure.












De son côté, Satas renouvelle complètement sa gamme. « Plus de convivialité, un environnement bureautique pour des utilisateurs multiples sont deux caractéristiques de nos nouveaux équipements, explique Laurent Boleau, chef de groupe marketing chez Satas, filiale de Neopost. Nos clients réclament aujourd'hui des matériels capables de gérer tous types de papiers et de formats avec toujours plus de sécurité. » La nouvelle gamme Carat de Satas, qui se décline en trois versions S, M et XL pour de petits à de gros volumes, répond à ces besoins. Son système "Secur'Eject" dévie automatiquement tous les documents faussés. Ces derniers sont identifiés par le détecteur de doubles (DDD) et le détecteur d'épaisseur (DDE). La machine est équipée d'une tête de lecture optique qui décrypte les marques sur les documents et les traduit en commande pour l'insertion. On peut ainsi joindre à une lettre de présentation personnalisée sur laquelle figure des marques, un document d'accompagnement différent selon le profil du client. Même souplesse d'utilisation pour la SI 72 de Neopost, qui est équipée d'un système de lecture OMR en option et qui dispose d'un système de reconnaissance automatique "Load'N Go" pour éviter les réglages effectués traditionnellement par les opérateurs. Il suffit de déposer les documents dans les bacs de la machine qui les identifie et en déduit automatiquement les types de pliages suivant le modèle d'enveloppe choisi par l'utilisateur.

Henri Dura (Neopost)

: "On peut imaginer que la technologie du timbrage à distance soit utilisée différemment, dans le cadre d'un intranet, par exemple. Chaque employé pourra imprimer son timbre dans son bureau à partir de son PC connecté à un serveur."





Un test est effectué systématiquement avant chaque opération. La machine peut mettre sous pli jusqu'à 4 000 enveloppes à l'heure. La nouvelle SI 90 de Neopost traite, quant à elle, tous les formats d'enveloppes mécanisables jusqu'à la pochette C4 à un rythme maximum de 4 300 insertions à l'heure. De plus en plus, impression et mise sous pli sont réalisées sans coupure. Pitney Bowes s'est ainsi associé avec Xerox pour développer le traitement sans interruption et sans manipulation des documents, de leur impression à la mise sous enveloppe. L'imprimante DocuPrint 65, reliée au système de mise sous enveloppe Série 5 de Pitney Bowes, garantit des envois automatiques à un rythme de 4 500 enveloppes à l'heure. « C'est une solution que nous pouvons aussi proposer pour des petits volumes de 300 000 unités par an avec la Xerox 365 », souligne Corinne Grapton, directrice du marketing de Pitney Bowes. Les machine évoluent également vers des capacités de traitement de plus en plus importantes. L'une des plus performantes et la plus haut de gamme de Bell&Howell, la BH 6000, peut ainsi traiter 18 000 enveloppes à l'heure et remplacer jusqu'à trois machines plus traditionnelles pour, tout de même, un investissement de 1,8 million de francs. Ce modèle intègre des fonctions logicielles pour automatiser des applications complexes, telles que la mise sous pli de factures et de relevés de comptes et des opérations de marketing direct sophistiquées. Les doubles insertions de documents, les manques ou les documents mal positionnés sont immédiatement détectés. Après la Papermail, une inséreuse polyvalente pour envois en nombre (de 2 000 à 14 000 enveloppes par heure en fonction des annexes), ATC distribue la nouvelle Mail 2000. Cette machine affiche, quant à elle, une vitesse de 8 000 enveloppes à l'heure avec la même particularité que le précédent modèle : des marges rotatives qui offrent une alimentation en page à page ou en continu. « Cette technique permet de traiter n'importe quel produit avec peu de réglages, affirme Jean Christophe, fondateur d'ATC. Ce sont des machines qui tournent en continu, ce qui offre des gains de temps et de vitesse. Elles intègrent également tous les systèmes de contrôle visuel de l'insertion, lecture des codes OCR, OMR, pour personnaliser et contrôler les envois. »

Des machines à affranchir "intelligentes"


Quatre concessionnaires, agréés par La Poste, se partagent aujourd'hui le marché des machines à affranchir : Neopost, Satas, Secap et Pitney Bowes. Ce dernier, inventeur de la machine à affranchir en 1920, n'a été agréé en France qu'en 1990. Alors que les trois autres se partagent le gros du marché, le fabricant américain n'en obtient que 3 % en volume. « De 1961, année où nous nous sommes implantés en France, jusqu'en 1981, nous nous sommes concentrés sur d'autres secteurs, comme celui des machines pour la mise sous pli, explique Corinne Grapton. Mais il est difficile de s'implanter lorsque l'on n'apporte pas de solutions complètes. » Le paysage devrait cependant évoluer avec le nouveau programme d'affranchissement intelligent initié par La Poste en juin 2000. Ce programme est notamment destiné à éviter les risques de non-solvabilité des entreprises utilisatrices et les fraudes (jusqu'à présent trois mois sont nécessaires entre la demande et la mise en route d'une machine, et la facturation est effectuée manuellement à partir d'un bordereau mensuel libellé par le client, ressaisi par La Poste). Il ouvre la voie à la mise en place de machines connectées et intelligentes (MAI). La machine à affranchir, accompagnée d'une balance postale installée chez le client, sera connectée au serveur du concessionnaire et transmettra toutes les données de consommation courrier. Elles seront transmises à La Poste, qui pourra dès lors établir une facturation détaillée. Une sécurisation qui raccourcira les délais d'autorisation et simplifiera le mode d'utilisation. Les petits consommateurs pourront en effet poster leur courrier dans une boîte aux lettres de rue en utilisant des machines à affranchir connectées (MAC). « Toute une nouvelle catégorie de clients, les professions libérales, le marché Soho, va pouvoir accéder à ce système d'affranchissement », constate Laurent Boleau. Grâce à une meilleure connaissance de ses clients, la Poste pourra également mieux personnaliser ses offres. A ce changement s'ajoute le passage à l'euro des machines à affranchir.

La maîtrise de ses dépenses courrier


Autant d'opportunités de chiffre d'affaires pour les principaux fournisseurs. « Jusqu'à présent, il y avait peu de raisons de changer de fournisseurs, affirme Corinne Grapton. Aujourd'hui, c'est un parc de 270 000 machines qui s'ouvre à nous. Cette migration est aussi l'occasion pour les entreprises de s'intéresser à leurs machines à affranchir, de faire une remise à plat, de remettre le nez dans leurs vieux contrats. Près de 80 % d'entre elles ne connaissent pas la marque qu'elles utilisent. » Avec sa gamme récente de petites machines jusqu'aux plus volumineuses, Pitney Bowes espère bien se faire une place au soleil. La société a développé une solution, baptisée Paragon, qui colle, pèse et affranchit à la volée. Elle s'accompagne d'un logiciel de gestion (Meternet) qui délivre des tableaux et graphiques pour une meilleure maîtrise de l'affranchissement. « Nos outils permettent de connaître précisément ce qui a été affranchi, pour quel montant et où, ajoute Corinne Grapton. Les données des machines sont transmises en temps réel sur un PC. » Paragon peut gérer jusqu'à 1 500 comptes d'utilisateurs différents. Neopost a également développé un outil, "Sypac Gestion", qui se connecte sur sa gamme de machines à affranchir, enregistre leurs données en temps réel, délivre les bordereaux de remise postale et les fiches mensuelles de dépôts et offre une visibilité globale ou détaillée des dépenses de courrier de chaque service. « Cet outil donne une meilleure visibilité au contrôleur de gestion, note Henri Dura, P-dg de Neopost France. On peut vérifier l'impact d'une opération de marketing direct et déterminer sa stratégie. Faut-il centraliser, décentraliser, par exemple ? » Neopost propose également des systèmes modulaires d'affranchissement (SM75/85/95) qui collent, pèsent, personnalisent et affranchissent. Le SM 95, doté d'un lecteur de codes à barres, pourra aider les entreprises dans la mise à jour de leurs fichiers marketing et commercial car il est équipé d'un mode enregistrement des NPAI : le système peut remonter les informations et classer les retours par service.

Bientôt l'affranchissement par Internet


L'arrivée de ces machines à affranchir marque une première étape mais ne devrait pas s'arrêter là. Secap a ainsi développé un système pour télécharger de nouvelles flammes publicitaires, de nouveaux tarifs ou des possibilités de paiement via Internet. « Pour l'instant ce produit n'est pas implanté en France pour des raisons réglementaires, précise Gille Nauche. Mais on peut déjà imaginer tous les nouveaux services qui pourront être mis en oeuvre. » Pitney Bowes a développé le système "Click Stamp" qui donne accès à l'achat de timbres via Internet. Le timbre - une empreinte cryptée délivrée par la Poste américaine - s'imprime à partir d'une simple imprimante de bureau. Aux Etats-Unis, Neospost a également lancé ses propres services sur Internet - Neopost on line - en reprenant notamment les 120 000 clients de la start-up "E-stamp". Pour l'instant, cette technique de timbrage à distance n'a pas encore fait beaucoup d'émules outre-Atlantique mais elle laisse entrevoir de nouvelles opportunités. « Le modèle américain ne marche pas, explique Henri Dura. Sans doute parce que la Poste américaine ne l'a pas encouragé et que le business model n'est pas tout à fait finalisé. Mais on peut imaginer que cette technologie soit utilisée différemment, dans le cadre d'un Intranet, par exemple. Chaque employé pourra imprimer son timbre dans son bureau à partir de son PC connecté à un serveur. »

Adressage par jet d'encre


Peu à peu, l'adressage direct remplace les étiquettes et la technologie jet d'encre investit de nouveaux matériels. Finies les imprimantes à têtes fixes et les déplacements saccadés sur les enveloppes, l'impression gagne en souplesse et en qualité avec des définitions jusqu'à 600 dpi. « Depuis peu, nous avons appliqué cette technologie au secteur de l'adressage, souligne Claude Vuylsteke, responsable de Rena Direct. Elle présente de nombreux avantages : le matériel s'use moins, les coûts de construction et de maintenance sont inférieurs. Et nous avons pu doubler les vitesses d'impression tout en divisant les coûts par deux. Jusqu'à encore récemment, beaucoup de demandes de personnalisation restaient vaines faute de moyens. L'impression laser étant trop chère. Aujourd'hui, nous pouvons y répondre. » La nouvelle SA 50, développée par Rena pour Neopost, traite avec ses trois têtes d'impression jusqu'à 5 000 enveloppes à l'heure en haute définition (600 dpi) comme une imprimante laser haut de gamme. Autre avantage : elle peut mémoriser jusqu'à dix travaux différents et enregistrer les vingt dernières adresses en cas d'incident. A la différence des systèmes mécaniques avec changement d'empreintes, la technologie jet d'encre offre également la possibilité de multiplier les flammes publicitaires sur les enveloppes. ATC distribue, de son côté, un système canadien de matériel d'adressage à technologie jet d'encre à base de cire. Cette technologie de goutte à la demande présente plusieurs avantages : la qualité, proche de la qualité laser, plus lente et plus coûteuse, et la facilité d'entretien. Plus besoin de nettoyer le matériel ni d'utiliser de solvants. « Trois technologies dominent dans le jet d'encre, explique Jean Christophe. Le jet dévié avec des gouttes qui viendront former une lettre mais qui apporte une mauvaise définition. Le jet binaire, dirigé par une plaque trouée, pas toujours fiable, et enfin ce système mis au point par Buskro et baptisé Elite qui, en envoyant de l'air, permet de maintenir l'encre en suspension. C'est un matériel qui s'adresse aux routeurs et aux administrations. Il est équipé de Windows 98, ce qui lui apporte une grande souplesse d'utilisation. On peut, par exemple, réaliser des impressions avec des polices manuscrites. » Cette technologie à grande vitesse d'impression produit plus de 30 000 personnalisations par heure - adresses, codes barres, logos en couleur, graphi-ques ou messages - avec une définition de 300 dpi. Autre atout : l'encre sèche simultanément sur tout support sans séchage extérieur.

Un affranchissement maîtrisé


L'arrivée en force de l'informatique marque également une étape importante dans l'évolution des techniques d'adressage. Les principaux fournisseurs proposent des gammes de logiciels qui lisent les fichiers, assurent la mise en page de l'adresse et sa normalisation en fonction des pays de destination. « Aujourd'hui, nous vendons deux machines sur trois équipées de logiciels », indique Claude Vuylsteke. Dans ce domaine, le logiciel FlexMail, développé par la société hollandaise FlexSystems, est l'un des plus utilisés. Compatible Windows, FlexMail importe des fichiers, quel que soit leur type or format, trie et filtre les enregistrements à imprimer et personnalise le courrier par l'insertion de mentions spéciales et de logos. Son module de gestion crée et gère les bases de données, et son module de fusion intègre des fonctions de fusion et de compilation de plusieurs bases de données ou fichiers. Il équipe, entre autres, les machines Neopost et Satas. « L'adressage aux normes postales fait aussi réaliser des économies substantielles, constate Laurent Boleau. La Poste accorde en effet des tarifs privilégiés au courrier bien adressé. Sur certains volumes en Postimpact et pour un même pli, le tarif pourra varier de 2,16 F à 1,87 F. Sur des milliers d'envois, cela devient important. »

Cortex Laser vise les 800 000 plis par jour


Avec 600 000 mises sous pli quotidiennes et bientôt 800 000 grâce à l'acquisition de deux machines supplémentaires, Cortex Laser réalise 60 % de son activité dans le marketing direct et 40 % en éditique de gestion (banques, caisses de retraite...). La société est équipée de quatre grands types de matériels de mise sous pli (Pitney Bowes, Kern, Böwe et AMS), qu'elle utilise en fonction des volumes à traiter ou de manière mixte en fonction des charges de chacune des machines. « Les matériels de Pitney Bowes, Kern et Böwe sont dotés de systèmes de lecture optique qui sélectionnent les annexes, précise Jean-François Jouhanneau, directeur commercial de Cortex. Des caméras surveillent le fonctionnement : dès qu'une feuille est bloquée, la machine s'arrête. On peut savoir exactement où un document a été froissé dans le process. La rapidité varie selon les machines, de 8 000 à 18 000 plis à l'heure. L'affranchissement est réalisé en bout de chaîne en fonction du poids de chaque enveloppe. » Bientôt Cortex offrira un nouveau service à ses clients : le traitement de documents grands formats avec une machine "intelligente". « Nos clients réclament un affinage de plus en plus pointu de leur cible et une personnalisation des messages de plus en plus poussée, ajoute Jean-François Jouhanneau. Bientôt, on pourra répondre à un consommateur amateur de vins, qui doit voyager de Paris à Marseille et fait une demande à un serveur, en lui envoyant tous les sites intéressants qu'il pourra visiter sur son parcours. Tout cela grâce à des machines de plus en plus performantes. » Cortex s'apprête également à lancer pour sa clientèle un service internet. Elle pourra en se connectant via son PC accéder à sa commande et consulter en temps réel sa réalisation.

Tagg Gestion fait communiquer ses machines


Tagg Gestion (groupe Tagg Informatique) intervient dans tous les domaines du courrier : de la récupération au traitement du fichier jusqu'à la personnalisation des messages, le façonnage et la mise sous pli intelligente. Equipée d'une quinzaine d'imprimantes laser Xerox, d'une Xeikon, de machines de mise sous pli Bell Howell, Böwe, Pitney Bowes et d'une machine de mise sous film Sitma, l'entreprise a développé avec son propre service informatique des outils de suivi de production et de traçabilité. « La plupart des machines ont leur propre "intelligence", explique Hervé Lesseur, P-dg de l'entreprise. Mais nous avons voulu les interfacer pour que chacune d'entre elles deviennent un périphérique et ainsi consolider les informations. Bientôt notre clientèle pourra consulter le suivi de sa commande à partir d'un site portail. Il pourra savoir précisément si tel lot est terminé et faire intervenir un transporteur au moment propice. » La société devrait également investir dans l'achat d'une imprimante à jet d'encre pour des personnalisations de messages en quadrichromie.

Neopost met le marketing direct à la portée des petites entreprises


Le mailing reste le média le plus accessible pour les petites entreprises. Mais chaque entreprise française n'envoie, en moyenne, que 1 000 mailings par an et plus de la moitié des publipostages sont expédiés par moins d'un millier d'entre elles. Fort de ce constat, Neopost a lancé trois solutions intégrées adaptées aux PME et TPE. L'une, baptisée Directadresses, permet à l'entreprise d'accéder à un fichier de particuliers et d'entreprises depuis son ordinateur via Internet (www.directadresses.com ou www.neopost.france.fr). La seconde est un logiciel (Rapid Mailing) qui gère les fichiers et génère des messages grâce à une bibliothèque de textes génériques "prêts à l'envoi". Et enfin, le troisième service est une station - Système 1 - qui automatise et simplifie le pliage et la mise sous enveloppe. « Lorsque l'on réalise une micro-campagne de 500 envois, explique Eric Magliulo, directeur marketing et communication de Neopost, il faut compter au minimum une demi-journée de travail. Cette solution, disponible en location à 750 F par mois, permet non seulement de gagner du temps mais de gagner de l'argent. Le coût d'affranchissement représente en effet 20 à 40 % du coût du mailing. Avec cette solution, on ne paiera sa facture d'affranchissement que 45 jours après et l'on pourra mieux gérer sa base avec le retour automatique des NPAI. »

Machines à affranchir intelligentes et passage à l'euro : c'est pour aujourd'hui


- 1er juin 2001 : lancement du programme MAI pour les entreprises de moins de 10 000 F de budget mensuel (le programme pour les autres entreprises a été lancé en juin 2000) et suppression de l'index papier ; seul subsiste le télérelevage. - 1er janvier 2002 : passage à l'euro. Plus aucun affranchissement ne sera autorisé en francs et, en 2005, l'ensemble du parc affranchissement devrait être connecté et "intelligent".

Le parc des machines à affranchir


40 % des entreprises de plus de dix salariés sont équipées de machines à affranchir numériques ou mécaniques. Les routeurs, le secteur de la VPC représentent 4 000 machines pour un chiffre d'affaires de 12 milliards de francs. Le courrier gestion se répartit entre les entreprises réalisant plus de 10 000 F mensuels d'affranchissement (35 000 machines, 13 MdF de chiffre d'affaires courrier), celles réalisant entre 5 000 et 10 000 F (30 000 machines) et enfin celles réalisant moins de 5 000 F mensuels (5 000 machines). Source : La Poste

Catherine Petit

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