Les clés pour créer un service achats

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Dans un contexte budgétaire de plus en plus tendu, un certain nombre de collectivités et de structures publiques décident de créer leur propre service achats. L'objectif: réaliser des économies sur tel ou tel budget à travers une meilleure définition des besoins et une négociation de contrats en termes de qualité, coûts et délais. La principale vertu est de développer les considérations commerciales et économiques des achats, tout en restant dans le cadre juridique de la commande publique.

L'expert

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David Moore est diplômé de l'université du Sussex (Angleterre). Il intègre Factea en 2005 dont il devient, en 2009, le directeur de la practice achats publics. En 2010, il est l'un des fondateurs de Factea Public dont il est, aujourd'hui, président. L'offre de prestations de Factea Public s'articule autour de quatre axes: le conseil, l'optimisation des coûts, la mise à disposition de ressources et la formation.

Evaluation de l'existant

Pour créer «une branche» achats, il convient, dans un premier temps, de réaliser un bilan de l'existant. Il faut notamment identifier les différents intervenants et processus liés à la commande publique. L'erreur fréquente est d'oublier d'interroger les services utilisateurs sur leur perception de la commande publique, des marchés fournisseurs et des contrats en cours.

Par ailleurs, même s'il s'agit d'un autre projet à part entière, sa mise en place passe par l'élaboration d'une cartographie des achats de la collectivité ou de la structure publique.

Une fois ce diagnostic réalisé, il faut déterminer la ou les organisations envisageables. En effet, il n'existe pas d'organisation-type. Celle-ci peut varier en fonction de la taille de la collectivité, de l'historique, de la volonté politique «de bouger plus ou moins loin les lignes». Pour ce faire, un benchmark des organisations au sein de collectivités équivalentes peut permettre d'identifier différents scénarios d'organisation-cible. Ensuite, il s'agira de définir la place du service achats au sein de la collectivité (en particulier vis-à-vis de la division ou de la direction des marchés publics), les processus, les ressources nécessaires et leur affectation.

Autre projet lié: la mise en place d'un service achats implique la détermination, puis le déploiement, des outils indispensables à son action.

Recruter, former et communiquer

Lorsque l'organisation-cible est définie, il est primordial d'établir un plan d'action avec deux principaux volets. Le premier concerne le recrutement et/ou la formation d'acheteurs de métier, qui collaboreront, par la suite, avec les juristes marchés publics. Le second, souvent sous-estimé et pourtant indispensable, s'intéresse à la communication interne et externe autour de la mise en place du nouveau département achats. Ce plan d'action doit être suivi régulièrement, de manière à capitaliser sur les succès, déterminer les points d'amélioration, voire de dysfonctionnement et de les rectifier. Selon la taille de la collectivité, la mise en place d'un tel service peut prendre de trois mois à plus d'un an.

Par David Moore, président de Factea Public