La ville des Ulis boucle l'informatisation de ses achats

Les Ulis (Essonne) testent actuellement la carte d'achat auprès de quelques fournisseurs de fournitures et de services. La ville avait lancé le chantier en 2004, date à laquelle elle souhaitait acquérir un logiciel de gestion des stocks performant. Les Ulis ont, en effet, la particularité de stocker l'ensemble des fournitures qui sont livrées dans un magasin général: consommables informatiques, couches de bébé pour les crèches municipales, produits d'entretien des bâtiments, etc. «En rédigeant le cahier des charges, nous nous sommes rendus compte que nous pouvions disposer d'un logiciel unique pour gérer nos stocks et nos approvisionnements, mais également nos achats», résume Franck Desserouer, le directeur du service achats. Le mode d'organisation des achats plaidait lui aussi pour l'adoption de ce type d'outil: très centralisé, le service de 10 personnes est chargé à la fois de la passation des marchés publics, de l'exécution de ces marchés et de passer des bons de commande pour l'ensemble des services de la ville.

Chaque article est codifié, ce qui permet au service achats de connaître précisément le niveau des stocks

Le progiciel Atal II, édité par Aductis, a été retenu en juin 2004 et déployé au 1er janvier 2005, après des sessions de formation pour les acheteurs, le responsable du magasin et les magasiniers. Il off re notamment un module portant sur la gestion des achats et des stocks, depuis l'émission du besoin jusqu'à la livraison, avec un workflow de validation. «Nous connaissons précisément nos stocks et pilotons nos approvisionnements en fonction du volume de besoins.» Le logiciel propose en standard des statistiques de consommation, que le service achats retravaille toutefois sous Excel. Atal II a aussi été interfacé avec le logiciel de gestion financière de la commune, pour un processus dématérialisé au maximum.