La diminution des coûts passe par la dématérialisation

Alors que 75 % des directeurs et responsables de services généraux jugent que la réduction des coûts est le premier enjeu de leur fonction, ces derniers travaillent principalement sur trois axes pour atteindre cet objectif: la dématérialisation, la gestion des archives et leur externalisation. Tel est l'un des principaux enseignements d'une étude réalisée en mars 2007 auprès de 110 DRSG par Serda Lab. Les résultats de cette enquête sont dévoilés le 5 juin lors de la première journée du salon Siseg. Il faut dire que la dématérialisation de toutes sortes de documents offre de grandes perspectives. Par exemple, près de 83 % des services généraux (SG) ont répondu qu'ils ne numérisaient pas le courrier entrant, 11 % le numérisent en partie et seulement 6 % en totalité. Un tiers des répondants a confié avoir un projet de ce type.

Concernant la gestion des archives, trois tendances s'affirment. Une majorité des SG (60 %) sont les décisionnaires financiers en matière de gestion des archives physiques, et près des deux tiers gèrent leurs archives en interne. Le contraste est fort avec l'archivage électronique. Les DSI gardent, en effet, la main sur cette famille: seuls 20 % des SG sont décisionnaires sur ce sujet. Enfin, parmi les entreprises qui n'externalisent pas leur archivage, 15 % des sondés ont confié avoir un projet d'outsourcing des prestations en archivage physique. Pour une majorité des SG, le gain de place est, de loin, le premier avantage cité pour faire appel à un prestataire. Le principal frein à l'externalisation reste, pour une moitié des sondés, des délais trop longs de consultation des archives.