Identifier et réduire les coûts associés

La théorie

Lorsqu'il négocie un contrat, l'acheteur est censé réaliser des économies sur le prix des produits qu'il achète. Et il peut facilement mesurer ce gain sur les coûts facturés: pour un élément acheté 8 euros en 2007 contre 10 euros en 2006, le gain est de 2 euros. De la même manière, une entreprise mature en termes d'achats doit être capable de mesurer les gains enregistrés au niveau des coûts associés à l'achat lui-même. Ce qui est beaucoup plus difficile, en théorie. Les coûts associés comprennent les coûts liés au processus d'acquisition, les coûts de la non-qualité, et enfin les coûts dits de possession. Additionnés au coût facturé, ils permettent de déterminer le coût complet d'un produit.

- Le coût lié au processus d'acquisition a fait l'objet de nombreuses améliorations ces dernières années (plateforme d'e-procurement, factures dématérialisées, carte d'achat, etc.). Ces nouveaux outils et process ont ainsi permis aux entreprises de simplifier la gestion de leurs approvisionnements et d'en diminuer d'autant le coût.

- Le coût de la non-qualité, pour sa part, n'est pas toujours bien pris en compte par les acheteurs. En effet, lorsque la qualité n'est pas au rendez-vous, l'entreprise risque de se retrouver perdante. La non-qualité représente un risque qui ne doit pas être sous- estimé et, lorsqu'il survient, chiffré.

- Enfin, le coût de possession ou d'utilisation est le plus compliqué à appréhender et à réduire. Il s'agit principalement de la gestion des stocks. Si la production n'est pas conforme aux prévisions, les achats immobilisés représentent un certain coût.

La pratique

Pour identifier puis réduire ses coûts associés, la première règle est de disposer, dans le reporting achats de l'entreprise, d'un champ dédié. De cette manière, les gains sur les coûts facturés et ceux sur les coûts associés seront clairement séparés. Encore faut-il pouvoir les évaluer. Pour mesurer les gains sur les coûts associés, la meilleure pratique consiste à les évaluer forfaitairement. Par exemple, 150 euros par commande supprimée, 1 500 euros par fournisseur en moins, 45 euros par facture évitée, 1 % par mois de crédit fournisseur, 0 % du prix par année de garantie supplémentaire, etc. En revanche, le coût de la non-qualité et le coût de possession doivent être calculés scrupuleusement. La mise en place d'un plan de réduction des coûts associés est, pour sa part, très complexe. Par exemple, dans une société qui fabrique des emballages, nous sommes passés par une phase d'audit de tous les coûts associés, dans chaque usine du fournisseur et dans chaque usine du client. Les gains ainsi évalués représentaient plus de 10 % du chiffre d'affaires de l'entreprise, soit bien plus que toutes les économies enregistrées sur les simples coûts facturés des dernières années.

En colaboration avec Xavier Robaux, du cabinet E.Ri.C.S. Associés