Comment Mondadori a réduit de 30% son budget impression

Réduire un budget de 35% tout en améliorant la qualité de service n'est pas chose aisée. C'est pourtant ce qu'a réussi le groupe de presse Mondadori France sur son poste impression l'année dernière. La recette: parc d'imprimantes moins grand, mise en place de nouveaux appareils plus rapides, coût à la page moins élevé et contrat de maintenance souscrit auprès d'un distributeur. Et ce, sans réticence de la part des clients internes. «Nous n'avons eu aucun retour négatif, se félicite Nicolas Pollini, responsable achats et moyens généraux chez Mondadori France. Et pourtant, mettre tout le monde autour de la table, faire collaborer les différents services et garder une dynamique positive est un travail de longue haleine.»

Le dossier démarre en janvier 2007, lorsque la direction des achats et moyens généraux décide, avec la direction des systèmes d'information (DSI), de s'attaquer au parc de copieurs (50 noir et blanc, 30 couleur) et d'imprimantes individuelles (350 appareils) de l'entreprise. Un audit est mené pendant près de trois mois. Le verdict est sans appel. L'éditeur est suréquipé. «On le pressentait, explique Nicolas Pollini. Mais une telle étude permet de mettre les choses en évidence et de les quantifier.»

Les conclusions de l'audit préconisent de remplacer les copieurs par des multifonctions, mais de conserver des systèmes couleur, indispensables aux rédactions du groupe de presse. Du côté des imprimantes individuelles, l'objectif est d'améliorer le ratio entre le nombre d'appareils et de collaborateurs. Une vraie révolution dans la culture de l'entreprise.

Expliquer et rassurer

L'appel d'offres est lancé en mai 2007. Plusieurs constructeurs (Canon, Konica Minolta, NRG, Ricoh) se retrouvent face à des distributeurs (Capital Bureautique, Agecom, Alcyon). Le dossier est finalement remporté par Alcyon, une société spécialisée dans les systèmes bureautiques et concessionnaire agréé de Canon. «Nous avons opté pour ce distributeur plutôt qu'un constructeur, car le niveau de services nous est apparu plus performant», indique Anne Crépel, acheteuse services chez Mondadori France, qui a mené le projet. La société Alcyon s'occupe notamment de la maintenance du parc, avec une personne dédiée tous les jours pendant une demi-journée. En nombre d'appareils, l'entreprise est passée de 80 copieurs à 66 multifonctions, et de 350 à 200 imprimantes individuelles.

Du côté des collaborateurs, le changement s'est fait en douceur. «Dans ce genre de dossier, il est très important de rassurer les clients internes et de leur expliquer qu'ils ne perdront rien en termes de qualité puisque les machines sont nouvelles, plus rapides et plus fonctionnelles,. La notion de coût ne vient qu'après», conclut Anne Crépel. De 1 million d'euros en 2006, le budget impression de Mondadori France est passé à 650000 euros en 2007.

Les acheteurs

Nicolas Pollini, 33 ans, diplômé du MAI de Bordeaux, est le responsable achats et moyens généraux de Mondadori France. Anne Crépel, 25 ans, titulaire d'un master ingénierie d'affaires et négoce international, est pour sa part acheteuse services au sein du groupe de presse.