«Nous avons réduit de moitié notre budget téléphonie mobile»

Mai 2009. Les laboratoires Urgo décident de réexaminer l'ensemble des solutions de téléphonie mobile de l'entreprise (forfaits, cartes 3G et BlackBerry), inchangées depuis plus de quatre ans. «Il devenait urgent de se mettre au goût du jour», explique Guillaume Trotin, acheteur hors production, chargé du projet. Un appel d'offres est alors ouvert et trois fournisseurs sont présélectionnés: Coriolis, France Télécom et SFR. L'entreprise leur indique ses besoins: 320 forfaits mobile avec téléphone GSM, 200 cartes 3G, 50 BlackBerry et un taux de couverture géographique important. «Ce dernier critère est un élément primordial pour que nos commerciaux puissent utiliser leur téléphone partout où ils se trouvent», assure Guillaume Trotin. Pour coller au plus près du besoin, Urgo fournit aux opérateurs l'ensemble des statistiques par type de connexion.

L'acheteur

Guillaume Trotin, 39 ans, a intégré l'équipe achats des Laboratoires Urgo en 2003. Juriste de formation, il a d'abord travaillé chez Geodis et IBM avant de s'orienter vers les achats en 2001, chez Faurecia.

Une tarification en temps réel

Chaque fournisseur doit alors faire une proposition tarifaire sur la base d'un contrat de 24 mois, assortie d'une recommandation pour un modèle de téléphone et de BlackBerry. France Télécom ne souhaitant pas répondre en direct mais uniquement via Coriolis, un opérateur multimarque, seul ce dernier et SFR sont finalement reçus. Les laboratoires Urgo insistent alors sur la gestion du projet et l'administration du parc. «Un critère important car le basculement d'un opérateur à Vautre ne devait pas pénaliser nos utilisateurs», estime l'acheteur. Débute alors une phase de tests techniques des solutions de cartes 3G menée par la DSI d'Urgo. Sur ce point, SFR se montre davantage en phase avec les besoins du laboratoire et remporte l'appel d'offres, malgré une proposition tarifaire équivalente de l'autre fournisseur. Les laboratoires Urgo passent alors en tarification en temps réel, avec limitation pour certains commerciaux. Le résultat est de taille: la masse globale des coûts de téléphonie mobile est réduite de 50%. Elle passe, à périmètre identique, de 300 000 Euros à 150 000 Euros par an. La principale source d'économie est liée à l'utilisation internationale des cartes 3G, mieux encadrée. «Nous ne nous sommes pas trompés, se réjouit Guillaume Trotin. Le basculement vers le nouvel opérateur na pas été facile, mais avec l'aide de SFR et de la DSI, tout s est bien passé.»