Affranchissement et mise sous pli : simplifiez-vous la vie

© FALKO MATTE/FOTOLIA

Malgré la percée de l'email, la correspondance papier a encore de beaux jours devant elle. Pour une PME, s'équiper de machines à affranchir et de mise sous pli peut donc se révéler pertinent, à condition de choisir les plus adaptées à ses besoins. Les constructeurs commercialisent trois gammes de machines à affranchir: les tpMAc (très petites machines à affranchir connectées) pour moins d'une vingtaine d'envois par jour, puis les «moyens volumes», pour des affranchissements inférieurs à 1 500 euros par mois, et enfin les machines «hauts volumes». Vous pouvez déposer votre courrier dans une boîte aux lettres de votre commune s'il est affranchi avec une tpMAc, dans un établissement de dépôt si votre consommation est inférieure à 100 000 euros par an ou à l'établissement d'attache mentionné dans votre contrat si elle dépasse cette somme. Quatre fournisseurs se partagent le marché en France: Neopost, Satas (filiale de Neopost), Secap Pitney Bowes et Frama, arrivé en 2003. Le gain de temps, grâce à des tâches effectuées de 10 à 40 fois plus rapidement qu'à la main, est l'un des principaux avantages. En outre, l'entreprise peut bénéficier d'une image plus professionnelle grâce à la personnalisation de son courrier. «La concurrence est déplus en plus importante pour les PME; chaque mode de communication doit être l'occasion de personnaliser sa relation avec le client ou le prospect», plaide Jérôme Tanguy, responsable communication de Pitney Bowes France. Enfin, les constructeurs avancent, non sans raison, l'argument financier: fini l'avance de trésorerie et le stockage de timbres, vous payez votre affranchissement sur facture, à 30 jours fin de mois.

1 MACHINES À AFFRANCHIR
AFFRANCHISSEZ-VOUS DE LA CONTRAINTE DU TIMBRAGE

Fini les stocks de timbres à gérer et les déplacements à La Poste. En louant une machine, vous gagnez du temps. Et de l'argent.

Avec les machines à affranchir, plus d'erreurs d'affranchissement, plus de collage de timbre un à un, plus de longues queues à La Poste. «C'est, en quelque sorte, un bureau de poste au sein même de votre entreprise, sourit Pierre Lelard, directeur marketing France de Pitney Bowes, l'un des leaders du marché. Aujourd'hui, l'outil s'est adapté aux entreprises de toutes tailles.» Certaines machines, comme la DM55 de Pitney Bowes, l'Ecomail de Frama, la Jet Plus 300 de Satas ou la IJ-25PMAC de Neopost sont prévues pour traiter de faibles volumes de courrier. Le loyer varie de 22 à 38,75 euros par mois. La facture mensuelle permet, en outre, de suivre les dépenses service par service. Chez Pitney Bowes, on estime qu'une telle machine permet de réaliser jusqu'à 30% d'économies sur les dépenses postales, en évitant les erreurs d'affranchissement. La balance pèse, en effet, au gramme près et calcule automatiquement le tarif adapté à chaque envoi.

La machine vous offre aussi la possibilité de personnaliser vos courriers et de donner une image professionnelle de votre PME. L'enveloppe devient alors un support de communication arborant un logo ou une accroche publicitaire («Ouvrez vite») ou saisonnière («Joyeuses fêtes»). Les machines sont généralement livrées avec plusieurs données déjà enregistrées, que vous pouvez évidemment personnaliser (nom de l'entreprise, adresse postale ou Internet, dates de journées portes ouvertes, etc.).

2 MACHINES DE MISE SOUS PLI
AUTOMATISEZ LA PREPARATION DU COURRIER

Alternative à l'exercice fastidieux du pliage et de la mise sous enveloppe, une machine de mise sous pli permet de gagner du temps et de professionnaliser les envois.

Envois de factures, opérations de marketing direct... Votre secrétaire passe beaucoup de temps à préparer le courrier ? Une machine de mise sous pli lui permettra d'exécuter cette tâche plus rapidement et de façon impeccable. Si le traitement manuel d'une centaine d'enveloppes prend habituellement une heure, six minutes suffisent avec une machine d'entrée de gamme, assure Neopost, l'un des leaders du marché. Même les appareils les plus modestes, à partir de 84 Euros par mois, prennent en charge le pliage et l'insertion dans l'enveloppe selon différents formats et épaisseurs.

Vous envoyez moins de 30 plis par jour? Il existe de petites machines compactes, qui ne prennent pas plus de place qu'une imprimante de bureau. La Carat XS de Satas (à partir de 4590 Euros HT à l'achat ou 145 Euros/ mois), comme la SI-30 de Neopost (à partir de 4000 Euros HT à l'achat ou 84 Euros/mois) - la plus silencieuse du marché, selon son constructeur - affichent une vitesse maximale de 1350 plis par heure. La Smart Mail 1 de Frama (à partir de 130 Euros HT/ mois) peut traiter, quant à elle, jusqu'à 1200 plis par heure.

Pour les volumes plus importants (un millier d'envois par mois), vous aurez besoin de passer à la gamme supérieure. Framas propose, par exemple, la Smart Mail 4 (à partir de 150 Euros/mois), dont l'alimenteur encarts peut être remplacé par un deuxième alimenteur multiformat. Une donnée à prendre en compte, puisque le nombre de documents que vous pouvez insérer dans un même pli dépend des capacités et du nombre de bacs d'alimentation disponibles. Ainsi, vous pouvez joindre des documents supplémentaires pour communiquer avec vos clients ou un coupon-réponse pour accélérer les paiements. Sur le même segment, avec sa DS-62, Neopost met à disposition de ses clients un service d'assistance et d'expertise en ligne, permettant de modifier à distance une tâche programmée ou d'établir un diagnostic sur le fonctionnement de votre équipement. Quant à la Carat Sigma de Satas (à partir de 6990 Euros HT à l'achat ou 219 Euros/ mois), utilisée pour 20 à 200 envois par jour, son point fort réside dans sa fonctionnalité «autoset», grâce à laquelle la machine mesure automatiquement la taille de l'enveloppe requise en fonction des plis présentés. Satas propose également, en option, un mobilier support spécifique et la possibilité de limiter l'usage de ses machines par un code utilisateur intégré. De son côté, Secap Pitney Bowes commercialise la DI380 (à partir de 155 Euros HT/mois) et la DI425 (à partir de 274 Euros HT/mois), plus rapide que sa petite soeur et bénéficiant d'une plus grande autonomie. Le constructeur met en avant leur système de lecture optique intégré, disponible en option seulement sur les machines concurrentes, qui leur permet de contrôler et de personnaliser de manière fiable le contenu de chaque pli. Par exemple, elles peuvent insérer automatiquement des enveloppes de réponse pour optimiser les taux de retour ou accélérer les délais de règlements, sélectionner le nombre exact de pages à intégrer dans le pli à partir d'un seul alimenteur, même si ce nombre varie d'un pli à l'autre. Enfin, vous avez la possibilité d'ajouter, pour chaque client, des documents supplémentaires différents. Un «plus» pour vos envois de mailings ou de catalogues.