7 règles d'or pour que vos e-mails ne finissent pas à la corbeille

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En entreprise, on ne pardonne pas : deux fautes d'orthographe, une mauvaise tournure ou trop de familiarités et votre e-mail est vite effacé. Pour qu'il soit lu à coup sûr, Aline Nishimata, enseignante à l'école de commerce Novancia, dont le livre “Savoir rédiger vos e-mails professionnels” (Éditions Gualino) vient de paraître, propose 7 règles à mettre en application lors de la rédaction de vos messages électroniques.

1. Soignez le champ “Objet”

L'objet du mail est la première chose que lit votre interlocuteur, avec votre nom. Il est important que le destinataire, en lisant simplement l'objet du mail, puisse répondre à ces questions : qui, quoi, comment, où, pourquoi. Il doit savoir tout de suite de quoi il s'agit. Surtout, ne vous contentez pas d'écrire un seul mot dans ce champ, cela peut être fatal à votre e-mail qui pourrait se retrouver immédiatement à la corbeille.

Par ailleurs, une fois que vous êtes rentré en conversation avec quelqu'un, évitez de laisser le champ objet ressembler à : RE:RE:RE:RE:RE: objet. Par exemple, si vous êtes en train de finaliser un devis pour un client, après plusieurs aller-retour, préférez un format qui permet à votre destinataire de s'y retrouver en modifiant le champ objet avec un simple : RE: Devis (Version 4).

2. Bannissez le “Bonjour” : utilisez une appellation

“Bonjour” est une formule du langage parlé. Elle ne s'utilise pas à l'écrit ou alors dans un mail destiné à quelqu'un avec qui l'on partage une relation de proximité. L'appellation embarrasse beaucoup les rédacteurs d'e-mails. On est en effet passé d'un mode “lettre” où les usages étaient codifiés à un mode “mail”, sans indications sur les formules à utiliser. Les personnes restent très sensibles à l'emploi d'appellations du type “Cher Monsieur” ou simplement “Monsieur”. Pour l'envoi d'un premier mail, il semble pertinent de les utiliser. Le destinataire y verra une marque de courtoisie et de respect qu'il appréciera.

3. Condamnez les abréviations

Dans un e-mail professionnel, les abréviations sont à bannir ! L'e-mail n'est pas un télégramme. Écrire en abrégé signifie que vous n'avez pas voulu prendre le temps d'écrire et cela agacera à coup sûr votre interlocuteur. Certains copie-colle le format qu'ils utilisent pour les textos. Sauf que le mail n'est pas un texto et qu'aucune faute, qu'elle soit de forme ou d'orthographe, n'est tolérée par le destinataire.

4. Pas plus d'une faute d'orthographe

Une personne qui reçoit un e-mail n'accepte pas plus d'une faute d'orthographe ou de grammaire grossière. Au bout de deux, l'expéditeur est décrédibilisé. C'est rédhibitoire. Un e-mail truffé de fautes d'orthographe peut faire l'objet de moqueries entre collègues et être transféré à toute l'entreprise... Quelqu'un qui est mauvais en orthographe peut nuire à l'image de son entreprise. C'est un vrai enjeu.

Pour les personnes qui ont des difficultés avec l'orthographe, mieux vaut simplement écrire d'abord son e-mail sous Word qui a un très bon correcteur orthographique, souvent bien meilleur que celui des logiciels d'e-mail. Et surtout, avant d'appuyer sur la touche “Envoyer”, relisez-vous plusieurs fois.

5. Préférez les phrases courtes

Les phrases courtes et bien reliées entre elles par des mots de liaison permettent de faciliter la lecture pour le destinataire. En faisant les liens entre vos idées, vous le guidez et simplifiez sa compréhension. Il faut se forcer à mettre des points. Attention, cela ne veut pas dire que vous ne devez utiliser que des mots simplistes. On peut utiliser des mots du langage soutenu, tant qu'ils restent pertinents dans votre propos. N'hésitez pas à utiliser un vocabulaire varié.

6. Évitez les points d'exclamation

Il faut à tout prix éviter, dans le contexte professionnel, la ponctuation “sentimentale”, à savoir les points d'exclamation et les points de suspension, excepté si vous avez un lien personnel avec votre interlocuteur.

7. Peaufinez votre chute

La formule de conclusion est obligatoire à la fin d'un premier mail. Elle marque un respect et montre que vous avez cherché à soigner votre courrier. Vous pouvez utiliser par exemple “Je vous remercie de l'attention que vous avez bien voulu porter à ce projet”. Dans le cas d'un échange avec un interlocuteur hiérarchiquement très important, il faut continuer à l'utiliser, même après le premier contact.

Enfin, la formule de politesse à la fin des e-mails est souvent source de tracasserie... Il y a encore peu de temps, dans les lettres, on utilisait des formules devenues aujourd'hui complètement obsolètes, comme “Je vous prie d'agréer, Madame, à l'expression de mes salutations distinguées”. Si elles restent absolument obligatoires, les formules de politesse utilisées dans le mail sont allégées. Il n'y a pas de règles établies. “Cordialement” et “Bien cordialement” sont souvent les formules consacrées. On peut varier avec “Bien à vous”, qui sous-entend un lien de sympathie ou une marque de profond respect envers l'interlocuteur. Ne l'utilisez pas lors d'un premier contact ou dans le cadre d'un échange avec un fournisseur par exemple. D'autres formules existent comme “respectueusement” ou “salutations distinguées”.