Quand Renault optimise son budget d'événementiel

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Au-delà des salons, des essais voitures pour la presse et des incentives pour récompenser ses forces de ventes, l’autre axe de communication événementielle de Renault s’appuie sur les conventions. «Nous organisons chaque année une multitude d’événements de toutes tailles pour nos clients internes», explique Pascal Kempf, responsable des achats d'événementiel au sein du groupe. Une part non négligeable dans les dépenses de communication que le constructeur a pu optimiser via la mise en place, l’année dernière, de nouveaux process achats. Ainsi, pour l’organisation de certaines conventions, si le groupe privilégie traditionnellement les mises en concurrence ponctuelles, il veille également à mieux encadrer ses prestataires lors du montage des opérations.

Exemple probant: «Alors que les agences avaient auparavant les mains libres pour sélectionner leurs propres sous-traitants, tels que les traiteurs, éclairagistes, etc., autant d’opérateurs indispensables à la mise en place d’une convention, elles doivent désormais intégrer dans leurs appels d’offres des prestataires référencés par nos services», indique Pascal Kempf. Des sous-traitants spécialisés dans la production, qui collaborent déjà avec Renault, mais dans le cadre d’autres prestations telles que le montage de ses stands pour les salons. «Toutefois, la crise économique a réduit notre présence sur ce type de manifestations, rappelle Pascal Kempf. Aussi, pour proposer à nos sous-traitants d’autres opportunités de business, nous leur offrons la possibilité d’intégrer les appels d’offres réalisés par l’agence pour organiser nos conventions.» Des appels d’offres pilotés de A à Z par l’agence du constructeur. «Nous n’intervenons absolument pas dans la sélection du prestataire final. Une seule logique prévaut: que le meilleur gagne!», insiste le responsable des achats d'événementiel.

Réduire la marge sur prestation

Poussant cette démarche d’encadrement plus loin encore, le groupe n’hésite d’ailleurs pas à “imposer” lui-même certains de ses sous-traitants dans le cadre de prestations spécifiques comme l’audio/vidéo. «Dans ce cadre, nous prenons en charge la totalité du processus de sourcing. L’objectif étant de signer des contrats-cadres avec les fournisseurs sélectionnés afin de mieux négocier les tarifs avec eux. Une manière de réduire la marge sur prestation de notre agence lors de la tarification de ces frais techniques.» Si Renault se veut plus directif, il laisse toutefois à son agence la tâche de manager ces sous-traitants tout au long de l’exécution du contrat. «Un travail pour lequel elle est rémunérée à sa juste valeur, souligne Pascal Kempf, car l’objectif n’est pas de nous priver de l’ensemble de l’expertise de notre agence en matière d’organisation d’événements, mais bien de contrôler certaines dépenses qui gonflent le tarif global de la prestation.»

Une maîtrise efficace des dépenses événementielles qui atteste de la maturité des achats de Renault sur ce type de familles pourtant complexes. «Notre intervention est aujourd’hui relativement bien acceptée, dès lors qu’elle est intégrée en amont du projet», analyse Pascal Kempf. D’ailleurs, toutes ces initiatives sont le fruit d’un travail mené en partenariat entre le responsable achats et le client interne. «Nous avons su bâtir ensemble un dialogue constant et fructueux, s’enthousiasme Pascal Kempf, et ce pour privilégier un seul objectif: acheter au bon prix et pas seulement à moindre coût.»