Incentive : 10 à 25% d'économies réalisables selon CWT

© Bernard Lachaux

Entre 10 et 25%. Tel est le pourcentage d'économies réalisable par les entreprises sur trois ans, selon Carlson Wagonlit Travel (CWT), dans l'organisation de leurs événements et autres incentives.

En effet, dans sa dernière étude intitulée "Réunions et événements: quand économies riment avec succès", le CWT Travel Management Institute s'est intéressé à cette catégorie de dépenses relativement importante dans les entreprises. Selon CWT, le budget "réunions et événements" représente en moyenne entre 0,5 et 1,5% du chiffre d'affaires des entreprises, et entre 35 et 60% des dépenses de voyages d'affaires. "En dépit de ces coûts importants, de nombreuses entreprises ne possèdent ni stratégie, ni politiques et procédures qui rationalisent les dépenses et servent au mieux leurs objectifs commerciaux", soulignent les auteurs de l'étude.

Trois leviers principaux pour réaliser des économies

CWT a identifié 8 mesures pour optimiser la gestion des réunions et des événements (cf. zoom ci-dessous). Trois leviers principaux se dégagent notamment pour réaliser des économies.
Tout d'abord, la création ou l’amélioration d’une politique de réunions et événements à l’échelle de l’entreprise et un meilleur respect des règles au sein de l’organisation apparaissent essentiels.

Ensuite, un important travail sur les achats doit être réalisé. Le choix d’un nombre limité de fournisseurs pour l’hébergement et les salles de réunion, le recours obligatoire à ces fournisseurs, ou encore l’utilisation des tarifs aériens négociés au niveau du groupe augmentent les performances, selon CWT. Faut-il y voir une certaine forme de cost killing? Pas du tout, selon Christophe Renard, Vice President Corporate Marketing & Business Intelligence de CWT: «Les entreprises dont le programme de réunions et événements est très performant ne cherchent pas les économies à tout prix. Elles sont plutôt en quête d’un bon retour sur investissement.» Et d'ajouter: «Elles prennent des décisions en fonction de leurs objectifs commerciaux et ont tendance à impliquer d’autres membres de leur organisation, notamment les spécialistes achats, pour s’assurer que leur approche est équilibrée.»

Enfin, les auteurs de l'étude notent que les programmes de réunions et événements les plus efficaces sont généralement automatisés avec, par exemple, des processus d'approbation en ligne pour les demandes de réunion, une base de données fournisseurs sur une plateforme internet, ou encore l'envoi d'informations par e-mail lors de l'organisation des événements.

Zoom

Les 8 mesures identifiées par CWT pour optimiser la gestion des réunions et des événements

1. Analyser les dépenses et mettre en place une organisation adéquate
2. Concevoir une stratégie et une politique de réunions et événements
3. Créer un budget annuel et un calendrier
4. Sélectionner des fournisseurs et négocier avec eux
5. Établir un processus de planification formel
6. Choisir un système efficace d’inscription des participants
7. Optimiser les paiements et les remboursements
8. Évaluer les performances des réunions et événements et le respect de la politique