Dématérialisation de la chaîne "achat-facture-paiement": où en sont les entreprises?

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Markess International, société d’études et de conseil spécialisée, annonce la parution de sa nouvelle étude multi-clients dédiée à la dématérialisation intitulée: "Des demandes d’achat aux avis de paiement: Opportunités de la dématérialisation au-delà des factures fournisseurs".

Les directions des achats, administratives et financières font face à de nouveaux enjeux liés à la fluidification de la chaîne de dématérialisation pour éviter toute rupture dans les traitements et actions associés (chaîne couvrant la demande d’achat jusqu’au paiement en passant par la facture, le "procure to pay"). D’un côté, les directions achats ont mis en œuvre des projets d’e-procurement, des catalogues électroniques ou encore des projets d’e-sourcing depuis les années 2000. De l’autre, les directions administratives et financières ont enclenchés des projets de dématérialisation de leurs factures fournisseurs. Reste à automatiser les flux en mode "sans couture".

Ce sont les grandes entreprises du secteur privé qui sont les plus avancées dans ce processus de dématérialisation. Même si les ETI et les PME ne sont pas en reste.

Une intensification des projets de dématérialisation des factures devrait se produire d’ici 2012, notamment parce que l’Union européenne souhaite simplifier la législation associée et la rendre plus accessible aux PME.

Des décideurs motivés

Les décideurs semblent motivés pour aller plus loin dans le processus de dématérialisation. Ainsi, les commandes d’achat et les avis de paiement sont déjà, pour une partie des décideurs interrogés, adressés de façon dématérialisée — via un échange de données informatisées (EDI), sous forme de fichiers XML, ou, parfois par simple fichier attaché à un message électronique. En interne, la dématérialisation touche peu à peu les demandes d'achat et les bons à payer. De même, certains documents reçus des fournisseurs, comme les bons de livraison ou les accusés de réception des commandes, font l’objet de dématérialisation, soit native, soit via la numérisation.

«Réduction des coûts de traitement des documents, diminution des échanges administratifs avec les fournisseurs, automatisation des rapprochements commande/facture et bon de commande/bon de livraison, amélioration du contrôle interne mais aussi de la qualité et de la fiabilité des informations sont autant d’éléments qui motivent les décideurs interrogés à automatiser la chaîne plus globale, de la gestion des demandes d’achat à l’émission des avis de paiement, en passant par la facture», détaille Hélène Mouiche, responsable de l’expertise gestion de l’information chez Markess International.

Des pistes à explorer

Cependant ces projets d’automatisation de bout en bout de la chaîne "achat-facture-paiement" sont complexes à mettre en œuvre. En cause: la multiplicité des interlocuteurs en place, notamment. En raison de ces freins, Markess International constate le recours à une multitude de solutions d’automatisation de tout ou partie de la chaîne "achat-facture-paiement".

Autour des solutions de dématérialisation des factures, d’échanges basés sur l’EDI et de numérisation, ces projets sollicitent également des solutions pouvant être déployées de façon transverse, puisque concernant tous les métiers de l’entreprise telles que des solutions d’archivage électronique, de certificats électroniques ou de gestion de contenu. L’automatisation complète passera donc par une intégration de ces différentes solutions entre elles via des connecteurs… ou par la rationalisation d’une partie de ces solutions avec le choix d’une solution globale, capable de gérer les différents aspects de la chaîne "achat-facture-paiement".

De leur côté, les prestataires interrogés dans le cadre de cette recherche affichent une certaine conscience du décalage entre la demande et l’offre. Nombre d’entre eux commencent à proposer des solutions globales, le plus souvent dénommées "purchase to pay", tout en soulignant la faible maturité des entreprises dans ce domaine et les difficultés engendrées par de tels projets. Aussi les offres sont elles proposées sous forme modulaire et interopérable afin de pouvoir s’intégrer avec l’existant en place (solutions de dématérialisation couvrant une partie du processus, etc.). Une large place est laissée à l’accompagnement des entreprises dans la gestion amont de ces projets.

Pour télécharger la synthèse gratuite de cette étude, cliquez sur ce lien: "Des demandes d’achat aux avis de paiement: Opportunités de la dématérialisation au-delà des factures fournisseurs".