BCA Expertise mise sur la centralisation de son service achats

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Centraliser le service achats pour améliorer sa performance : c’est le parti qu’a adopté BCA Expertise, spécialiste de l’expertise automobile. «Auparavant, les achats étaient réalisés par différents services. Une organisation qui engendrait plusieurs inconvénients : manque de visibilité et de maîtrise de l’ensemble des coûts, processus de gestion chronophages et non mesurés, problèmes de communication…», se souvient Stéphane Gandolfini, ancien responsable des achats informatiques et désormais responsable du service achats centralisé de l’entreprise.

Des pratiques unifiées

Aussi, pour favoriser la refonte de l’organisation, le groupe s’est appuyé sur le cabinet de conseil en achats Factea, avec lequel il collaborait déjà dans le cadre de projets de sourcing. «Depuis l’été dernier, nous avons instauré une centralisation des achats, ce qui a permis d’apporter une meilleure visibilité dans l’entreprise. Via la mise en place de pratiques unifiées, le client bénéficie également d’une plus grande cohérence et productivité», souligne Vannina Maestracci, chef de projet et directrice chez Factea.

Une centralisation qui s’est également accompagnée d’une plus grande professionnalisation des processus. «En l’absence de cadre structurant, les clients internes commandaient auparavant leurs produits de façon inopinée. Seul un contrôle sur le coût annuel prévalait. Mais, désormais, des règles précises ont été adoptées. Par exemple, lors de chaque commande, les collaborateurs doivent remplir plusieurs documents types», détaille Stéphane Gandolfini.

Favoriser la conduite au changement

Toutefois, cette nouvelle démarche n’est pas encore suivie par l’ensemble du personnel. «Nous avons favorisé une réorganisation de taille qui peut bouleverser les habitudes de certains salariés, rappelle le responsable du service achats. Pour inscrire le respect de ces règles dans la durée, nous avons mis en place une véritable conduite du changement, via un programme d’accompagnement et de sensibilisation des collaborateurs et des actions de communication auprès des responsables de service.»

Un travail de longue haleine, qui s’est déjà avéré payant, puisque BCA Expertise a pu réaliser en moyenne 14% d’économies sur les 10 millions d’euros d’achats annuels traités par le service. «Grâce à l’automatisation de nos processus, nous bénéficions d’une meilleure visibilité et maîtrise de nos dépenses.» Pour pousser cette démarche d’optimisation plus loin encore, le groupe prévoit d’ailleurs, en 2010, de se doter d’un logiciel achats favorisant un pilotage performant des commandes des collaborateurs.